Vier Tipps, wie wir unsere Fähigkeit, zu fokussieren, wiedererlangen

Gastkommentar von Andrea Trapp, Head of Business für Nord- und Zentraleuropa bei Dropbox.

Ein kluger Mensch hat mir einmal gesagt, dass Veränderung nicht gelingt, wenn man versucht, zu viele Dinge auf einmal zu ändern. Und mein eigenes Leben hat mich gelehrt, dass es hilfreich ist, sein Streben nach Veränderung auf nur eine Sache zu richten, also ein klares, handfestes Ziel vor Augen zu haben.

Als ich im Harvard Business Review las, dass wir 46,9 Prozent unserer Arbeitszeit damit verbringen, unser Denken von der momentanen Aufgabe abschweifen zu lassen, war ich schockiert! Ein weiterer Artikel zu dem Thema offenbarte, dass ein durchschnittlicher Wissensarbeiter 50 bis 60 Mal am Tag während seiner Arbeit unterbrochen wird – aus seinem Fokus herausgerissen wird. Schnell wird offensichtlich: Unsere Konzentrationsfähigkeit steckt in einer Krise!

1. Nein zu (unnötigen) Meetings

Produktive Meetings können dabei helfen, schneller zu agieren und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Mein persönliches Mantra ist, nur an solchen Meetings teilzunehmen, die Sinn machen. Um das zu erreichen, stelle ich jedes Meeting – egal, ob in Person, per Telefon oder Videokonferenz – in Frage, das man mir in meinen Kalender einstellt.

Ich frage mich, ob ich wirklich dort sein muss. Ich zwinge mich selbst und bitte die anderen Teilnehmer, den Zweck, die Agenda und mögliche Ergebnisse im Vorfeld klar zu kommunizieren. Wenn meine Anwesenheit nicht unerlässlich ist, gehe ich nicht in dieses Meeting. Wird mein Input dennoch benötigt, dann biete ich meine Sicht auf die Inhalte und mein Feedback über Kollaborations-Tools an, die es mir erlauben, genau dann an einem speziellen Projekt zu arbeiten, wann ich entschieden habe, meinen Fokus darauf zu setzen.

Um die Entscheidungsfindung in Meetings zu beschleunigen, sollten Sie sich Ihre Vorschläge durch das richtige Fragen geschickt absegnen lassen, indem Sie Feedback dazu einholen, wer mit Ihrem Vorschlag nicht einverstanden ist, anstatt jedermann um seine konkrete Zustimmung zu bitten. Die Psychologie dahinter ist einfach: Kritiker werden gezwungen, aus ihrer Komfortzone zu treten und einen validen Grund für ihre Ablehnung zu nennen.

Am Ende jedes Meetings sollte jeder eine klare Vorstellung der Aktivitäten, Prioritäten und Rollenverteilung haben. Stellen Sie die Frage: "Wer tut was bis wann?" Das hilft, Entscheidungen voranzutreiben und den Fokus zu verstärken. Dabei benötigen Sie aber natürlich auch ein transparentes System, das die Aufgaben Ihres Teams auflistet und es Ihnen ermöglicht, den Status dieser Aufgaben nachzuverfolgen.

Sie können auch messen, wie sinnvoll Ihre Zeit verwendet wird, und zwar durch die einfache aus dem Agile Coaching-Umfeld stammende ROTI-Feedback-Methode (Return On Time Invested). Dieser Ansatz bietet einen schnellen und einfachen Weg zur Bewertung von Meetings. Lassen Sie jeden Teilnehmer das Meeting von 1 bis 5 benoten – 1 bedeutet sehr hilfreich, 5 dagegen totale Zeitverschwendung. Durch simple Mathematik werden Sie schnell herausfinden, ob Ihre Meetings genug Wert haben.

Und nicht zuletzt: Versuchen Sie, die Abläufe zu verändern, wechseln Sie den Hintergrund, nutzen Sie ein anderes Format. Wie wäre es mit einem Walking-Meeting mit Kopfhörern, statt jedes Gespräch am Schreibtisch zu führen. Bewegen Sie sich, um frische Energie zu tanken und neue Ideen freizusetzen. Selbst die Wissenschaft hat sich jüngst für mobile Meetings ausgesprochen – es gibt deutliche Hinweise darauf, dass die Kombination von Gehen und frischer Luft ihre Fähigkeiten, zu denken und sich zu fokussieren, signifikant erhöhen.

2. Prokrastination überwinden und Herausforderungen priorisieren

Dinge zu erledigen, schafft mehr Platz im Kopf und wirkt sich positiv auf Ihren Fokus aus. Wir alle wissen, wie schwer es sein kann, an den zentralen Prioritäten festzuhalten, besonders wenn sich die Arbeit türmt. Selbst wenn wir genau wissen, was wir eigentlich als nächstes erledigen müssten, vermeiden wir das und wenden uns dem einfachsten oder angenehmsten Job zu, der sonst noch auf uns wartet. Wenig überraschend berichten Studenten häufig davon, dass ihre Bude nie ordentlicher und sauberer war als während der Examenszeit. Aber wichtige Aufgaben zu vermeiden und sich mit anderen abzulenken, entzieht uns wertvolle Energie und Fokus.

Um dagegen vorzugehen, versuche ich, Prokrastination zu überwinden, wann immer sie mich von konzentrierter und bedeutungsvoller Arbeit ablenken will. Im Lauf der Zeit habe ich realisiert, dass das alles nur eine Frage der Gewohnheit ist und, dass nur ich selbst die Hoheit über mein Handeln habe. Das ist wie die kalte Dusche am Morgen oder endlich wieder in die Laufschuhe zu schlüpfen. Fordern Sie sich heraus! Legen Sie Ausreden ad acta und erledigen Sie die wichtigste Sache, die Sie am meisten abschreckt, und zwar am Morgen, als allererste Handlung des Tages. Die freigesetzte positive Energie wird Ihnen helfen, sich mit Leichtigkeit durch den Rest des Tages zu bewegen.

3. Zeit freischaufeln – der Rest kommt von selbst

Zeit und die richtige Gemütsverfassung zu haben, ist unerlässlich, um strategisch denken und Probleme pragmatisch lösen zu können. Ich wäge stets zwischen dringend und wichtig ab, ich balanciere beides. Wenn Sie zu viel Ihrer Zeit mit dringenden Themen verbringen, dann sind Ihre Prioritäten falsch gesetzt. Nehmen Sie sich mehr Zeit für Selbstreflexion und für kreatives Denken – blocken Sie ein paar Stunden in Ihrem Terminkalender, dreimal die Woche.

Fragen Sie sich: "Gibt es jemand anderes, der das tun könnte – oder sollte?" An all die unter uns, die Perfektionisten sind und glauben, dass sie alles selbst machen müssen: Lernt, Aufgaben zu delegieren! Vor allem in Führungsrollen, aber auch als Individuum in einem Team. Es ist absolut okay, jemanden um seine Hilfe zu bitten, und wenn Sie einmal gelernt haben, anderen Jobs anzuvertrauen, dann wird Ihnen das helfen, genügend Zeit und Fokus zu finden, um die Dinge zu erledigen, die die höchste Priorität haben.

4. Technik sollte für Sie da sein – nicht umgekehrt

Alles dreht sich darum, sich selbst und dem Team zu ermöglichen, mit maximalem Fokus zu arbeiten. Manchmal fühlt es sich so an, als würde unser Leben von einem 24-stündigen Arbeitstag aufgefressen. Wir sind immer erreichbar und die Arbeit kennt keine Auszeit. Unsere Konzentration wird durchbrochen von ständigen Mitteilungen, Dutzenden offenen Fenstern und dem ständigen Jonglieren zwischen Tools. Aber Sie müssen sich darüber klar sein: Sie können nicht 24/7 bei der Sache sein und Sie können sich nur eine begrenzte Zeit pro Tag fokussieren. Also, was können Sie tun?

Der Einsatz der passenden Technologien – also solcher, die für mich am besten funktionieren – hilft mir, meine Arbeit effektiver zu erledigen. Ich rate jedem, sich die Zeit für die Frage zu nehmen: "Welche Tools sind am einfachsten zu verwenden und fördern die nahtlose Kommunikation zwischen Teams?" Unsere Tools für die Arbeit sollten Teil der Lösung sein und nicht Teil des Problems.

Ich glaube, dass Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen uns zunehmend dabei helfen wird, quasi durch die digitale Ablenkung zu pflügen und die Arbeit an die Oberfläche zu befördern, die am wichtigsten ist. Ich glaube an eine aufgeklärtere, klügere Art zu arbeiten, bei der Maschinen und Menschen in einer Art und Weise in einem intelligenten Arbeitsplatz zusammengebracht werden, dass "Work about Work" bald der Vergangenheit angehört und dass wir die Fähigkeit zum Fokussieren zurückgewinnen!

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Über die Autorin

Andrea Trapp ist Head of Business für das Gebiet Nord- und Zentraleuropa (DACH, UK und Irland sowie die Nordics und die Baltischen Staaten) bei Dropbox und leitet ihre Teams aus München heraus.

Die diplomierte Wirtschaftswissenschaftlerin und Expertin für Change Management war 17 Jahre lang – zeitweise auch im Ausland – in europaweiten Führungs- oder Vorstandspositionen internationaler Tech- und PropTech-Unternehmen tätig. Bis Februar 2019 war sie Area Vice President Sales Europe beim US-amerikanischen Soft- und Hardwarehersteller Oracle, wo sie bereits in den 90er-Jahren ihre Karriere in Dublin begann.

In der Zwischenzeit, von 2014 bis 2016, leitete sie als Managing Director den SaaS-Provider Textura Europe GmbH und war von 2012 bis 2014 Gebietsdirektorin Europa beim Lösungsanbieter für die Bau- und Immobilienbranche conject AG. Ihre inhaltlichen Schwerpunkte lagen stets auf den Themen Construction & Manufacturing, auf der Optimierung von Transformationsprozessen. Dabei versteht sie sich als Coach und Mentor ihrer Teams.

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