Die Gemeinde Lustenau versendet an 13.000 Haushalte in 6.000 Gebäuden. Diese Menge an Zustellungen ist aufwändig und nicht unbedingt umweltfreundlich. Die Briefe müssen gedruckt, kuvertiert, frankiert und dann versendet werden. Deshalb integrierte die Gemeinde Lustenau vor einigen Jahren die Versandsoftware BriefButler in ihre Verwaltungssysteme und stellt Briefe und Dokumente seitdem digital rechtssicher zu. Seit der Einführung haben sich 1.600 Bürger:innen angemeldet und für eine digitale Zustellung entschieden.
Was wird über den BriefButler zugestellt?
Ob Wasser- und Kanalabrechnungen oder die Anmeldung zum Kindergarten, der BriefButler versendet alle Dokumente, die von einer Behörde an Unternehmen oder Privatpersonen zugestellt werden sollen. Dabei ist es immer möglich genau nachzuvollziehen, ob das Dokument erhalten und abgerufen wurde. "Das hat laut Zustellgesetz den gleichen Status wie ein normales Postfach", sagt Clemens Madlener, IT-Leiter der Marktgemeinde Lustenau. Wird eine Mail nicht geöffnet, wird das Dokument automatisch nach 14 Tagen per Post zugestellt. Die Möglichkeit der analogen Zustellung ist auch weiterhin wichtig, denn sie sichert das in Österreich bestehende Recht auf Papierrechnung. Der Versand über den normalen Postweg ist jedoch eher selten, "Wir haben eine Nachdruckquote von 2 bis 3 Prozent." so Madlener.
Kosten sparen und CO2 einsparen
Die Gemeinde Lustenau konnte mit der Einführung des BriefButlers rund 12.000 Sendungen pro Jahr einsparen. "Wir haben das durchgerechnet und es rentiert sich eigentlich rasch", verrät Madlener. Denn der digitale Versand ist günstiger als die Papierzustellung und verringert auch den Verwaltungsaufwand. Die digitale Zustellung kommt außerdem auch der Umwelt zugute. Im Vergleich zum herkömmlichen Brief kann mit dem BriefButler bis zu 76 Prozent CO2 eingespart werden.
Auch Unternehmen können von den Leistungen des BriefButlers profitieren. Denn das System lässt sich einfach in bestehende Softwareapplikationen integrieren und ist schnell einsatzbereit.
Weitere Informationen finden Sie unter: www.briefbutler.com
Entgeltliche Einschaltung
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