IT-Kosten senken, Mitarbeiter schützen

Aufgrund der Inflation sind viele Unternehmen mit einem negativen oder langsameren Wachstum und höheren Kosten für Waren und Dienstleistungen konfrontiert. Sie müssen ihre Ausgaben sorgfältig planen, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben. Kürzungen sind in der aktuellen Situation für viele notwendig. Aber Unternehmen sollten gut überlegen, wo und wie diese Anpassungen vorgenommen werden.

Gute Manager konzentrieren sich auf strategische Entscheidungen, auf Prozessoptimierungen und auf die Innovation ihrer Produkte und Dienstleistungen. Dabei muss das Unternehmen immer liquide bleiben. Ein schwieriges Geschäftsumfeld ist ein guter Anlass, Ausgabenbereiche zu überprüfen. Eine Prüfung bestehender Investitionen, die ohne Leistungsbeeinträchtigung reduziert werden können, kann zu bedeutenden Budgetverbesserungen führen. Vor allem intelligente Technologieinvestitionen können die Effizienz, die Agilität, die Kundenbindung und das Wachstum eines Unternehmens steigern. Gleichzeitig müssen Führungskräfte ihre wertvollsten Mitarbeiter:innen an sich binden und die Arbeitsmoral aufrechterhalten. In diesem Rahmen suchen viele Führungskräfte nach Möglichkeiten, die IT-Ausgaben angesichts eines verlangsamten Wachstums und der hartnäckig hohen Inflation einzudämmen.

Ausgaben minimieren, aber wie?

In einer aktuellen Umfrage durch die Enterprise Strategy Group (ESG) im Auftrag von Foxit, einem weltweit agierenden Softwarehersteller, der sich auf PDF- und eSignatur-Lösungen spezialisiert hat, wurden 500 Führungskräfte auf VP- und C-Level in Nordamerika und Europa befragt. Die Ergebnisse des ESG-Berichts zeigen, dass die Unternehmen in der Tat nach Möglichkeiten zur Kosteneindämmung suchen und Technologieausgaben als Teil dieses Prozesses genau geprüft werden.

Das Ergebnis: 38 Prozent der Führungskräfte gaben an, dass Entlassungen Teil ihrer Reaktion auf die derzeitige Wirtschaftslage sein würden. Allerdings ziehen zwei Drittel die Kürzung bestehender Technologieausgaben der Entlassung von Mitarbeiter:innen vor. 83 Prozent der Befragten befassen sich schon aktiv mit der Kosteneindämmung. Auch dabei zogen sie mit einem Verhältnis von Sieben zu Eins die Kürzung von IT-Kosten der Entlassung von Mitarbeiter:innen vor.
Wie können Unternehmen also ihre IT-Kosten senken, ohne Stellen zu streichen? Viele Führungskräfte suchen nach Möglichkeiten, mit weniger Mitteln genauso viel – oder sogar mehr – zu erreichen. Dazu muss aufgedeckt werden, in welchen Bereichen der Technologieausgaben der ROI zu niedrig ist oder die Kosten zu hoch sind.

Softwarewechsel als Lösung

Viele Führungskräfte gaben in der Umfrage an, dass sie vorhandene Technologien auf nicht ausreichend genutzte Tools und Möglichkeiten zur Kostenreduzierung überprüfen. Eine noch weiter verbreitete Strategie besteht darin, bestehende Lösungen und Anbieter:innen mit günstigeren Konkurrent:innen zu vergleichen. Der Kauf alternativer Technologien, die kostengünstiger sind und einen höheren ROI bieten als vorhandene Software, ist der bevorzugte Ansatz zur Senkung der IT-Kosten. 71 Prozent der Führungskräfte sind der Meinung, dass einige etablierte Lösungen im Vergleich zu konkurrierenden Anbieter:innen und Technologien im Innovationstempo hinterherhinken. Fast der gleiche Prozentsatz sagt, dass die etablierten Anbieter:innen ihren Kund:innen aufgrund der monopolistischen Marktbedingungen zu hohe Preise berechnen. Das Ersetzen bestehender Software-Tools in einem Unternehmen ist kein triviales Unterfangen: Es erfordert Planung, ein gewisses Maß an Integration und Mitarbeiterschulung. Die Entscheidungsträger:innen sollten darauf bestehen, klare und quantifizierbare Belege dafür zu erhalten, dass ein Ersatz die Kosten erheblich senkt und eine gleichwertige Funktionalität bietet. Die Ersatzlösungen sollten möglichst einfach in der Anwendung sein, um die Kosten für die Einführung der neuen Lösung und die Schulung der Mitarbeiter:innen gering zu halten.

Reibungslose Migration

Bevor die Entscheidung für die Migration zu einer neuen Lösung getroffen wird, muss sich ein Unternehmen über die Gründe für den Wechsel im Klaren sein. Entspricht die vorhandene Lösung nicht mehr den Anforderungen, weil sie zu wenig Funktionalität bietet oder nicht in die gewünschte Architektur des Unternehmens passt (z. B. Cloud oder On-Premise)? Fehlt es an der notwendigen Skalierbarkeit oder an der Fähigkeit zur Integration mit anderen Unternehmenssystemen? Kostet sie das Unternehmen erheblich mehr als eine alternative Lösung, die den Anforderungen des Unternehmens gleichermaßen gerecht wird?

Sobald die Gründe identifiziert sind, müssen die IT-Abteilung und das Management Frühindikatoren für den Migrationserfolg festlegen. Von entscheidender Bedeutung ist dabei die Entwicklung eines Einführungsplans. Was muss die IT-Abteilung tun, um eine reibungslose Migration zu gewährleisten? Werden neue Server oder Desktop-Upgrades benötigt? Existieren die richtigen Tools für die Verwaltung der neuen Lösung? Und vor allem: Müssen Daten migriert werden? Je nach Lösung ist dies oft der schwierigste und zeitaufwändigste Aspekt der Migration.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Schulung der Endbenutzer:innen. Muss ein Schulungsvideo oder eine Dokumentation der Unternehmensabläufe entwickelt werden? Wird eine Präsenzschulung benötigt? Es empfiehlt sich, bereits bei der Anbieter-Evaluation darauf zu achten, ob Schulungs- und Trainingsmaterialien vorhanden sind. Außerdem sollte der Erfolg des Einführungsplans während des gesamten Migrationsprozesses überwacht werden. Das gilt ebenso für den Fortschritt der Meilensteine und der Gesamtziele.

Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, über die richtige Dimensionierung von Technologieausgaben nachzudenken – auch wenn eine solche Umstellung für Unternehmen nicht trivial ist. Der Einfluss von Technologie auf Produktivität und Wachstum ist unbestreitbar. Bei der Suche nach Möglichkeiten zur Senkung der Technologiekosten sollte daher immer die bestehenden Lösungen und Anbieter:innen unter die Lupe genommen werden, um Einsparpotenziale zu identifizieren.

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