"Gut etablierte und kontinuierliche Kommunikation führt reibungslos durch Krisenzeiten"

Sonja Spindler, Director Human Resources von LexisNexis, zieht eine Zwischenbilanz zum Arbeiten in der Krise.

LexisNexis ist Anbieter digitaler Lösungen für die Rechts- Steuer- und Wirtschaftspraxis, sowie Ausbildung und Lehre. Die Produktpalette umfasst Fachzeitschriften, Buchwerke, Skripten, Kodizes, eine eigene juristische Newsredaktion, Legal Tech Produkte wie Lexis SmartScan, Lexis ContractMaster sowie die Rechtsdatenbank Lexis 360®. Mit LEADERSNET sprach Sonja Spindler, Director Human Resources von LexisNexis, über die größten Herausforderungen und Learnings aus der Krise.

LEADERSNET: Was hat das Unternehmen bisher aus der Krise gelernt?

Sonja Spindler: Die gute Nachricht gleich zu Beginn – wir können jetzt guten Gewissens sagen, dass wir uns das Wort digital nicht nur an die Fahnen heften, sondern es auch im Unternehmen tatsächlich leben.

LEADERSNET: Haben sich die Prioritäten verschoben?

Sonja Spindler: Definitiv. Ganz oben steht stets, dass für unsere KundInnen das Business ohne Unterbrechung in der gleichen Qualität bedarfsgerecht weitergeht. So manches Projekt wird nun aus der Taufe gehoben, bei anderen wird neu priorisiert. So ist etwa die juristische Newsredaktion intensiv darauf fokussiert, unsere externen Kanäle laufend aktuell zu halten, um unseren KundInnen die Inhalte in der Aktualität zu bieten, wie sie es von uns gewohnt sind. Dafür haben wir den Coronavirus Infopoint eingerichtet, der laufende Updates und rechtliche Analysen bietet. Auch die Nachfrage nach unseren Produkten im Printbereich ist unvermindert groß, was uns sehr freut. Interessant ist, dass die Kontakte zu den AutorInnen der Printwerke eine neue Dynamik entwickelt haben. Hier entstehen nun ebenso neue und unerwartete Projekte. Ein Bereich, der vor allem von persönlichen Kontakten profitiert ist bekanntermaßen der Sales-Bereich. Hier zeigt es sich nun von Vorteil, dass sich das Sales-Team vor allem als Partner unserer Nutzer im digitalen Bereich versteht. Unsere Account Manager sind derzeit vor allem AnsprechpartnerInnen für neue Lösungen im Legal und Tax Tech Bereich und unterstützen die JuristInnen wie SteuerberaterInnen in dieser herausfordernden Zeit.

LEADERSNET: Was war die größte Herausforderung als über 100 MitarbeiterInnen ins Home Office geschickt wurden?

Sonja Spindler: Eine mögliche Umstellung auf Home Office hatte sich ja schon abgezeichnet, und wir haben natürlich frühzeitig reagiert. Schon eine Woche bevor die Regierung die Einschränkungen beschlossen hat, wurden unsere MitarbeiterInnen angehalten, die Laptops am Abend mit nach Hause zu nehmen. Zusätzlich ist es bei LexisNexis, als Teil einer internationalen Unternehmensgruppe schon lange üblich, dass MitarbeiterInnen fallweise auch im Home Office arbeiten, aber eben nur fallweise, und wir haben hauptsächlich Live-Interaktion im Office bevorzugt.

Technisch waren wir also sehr gut gerüstet und Dank ausgezeichneter IT Unterstützung konnten wir auch von Tag zu Tag besser werden, dazulernen, und auf alles rasch reagieren. Dennoch ist es für alle MitarbeiterInnen eine große Umstellung, von einem Tag auf den anderen ausschließlich im Home Office zu arbeiten. Das trifft jeden auf unterschiedliche Weise – vom Single, der/die sich in eine unfreiwillige Isolation begibt hin zum Familienmitglied, das die Herausforderung der Kinderbetreuung mit den Anforderungen des Home Office in Einklang bringen muss.

LEADERSNET: Ist begleitende Kommunikation als entscheidender Faktor für die erfolgreiche Umstellung anzusehen?

Sonja Spindler: Diese Anforderungen sind wir offensiv mit verstärkter Kommunikation angegangen. Unsere IT hat wie erwähnt sehr schnell reagiert und die richtigen Prioritäten gesetzt. Im Intranet fanden die MitarbeiterInnen viele Informationen zu technischen Fragen wie Anleitungen, Leitlinien und selbstverständlich einer Seite mit FAQ die online, wie auch im persönlichen Gespräch zeitnah beantwortet wurden. So hat man anfängliche technische Stolperer sehr schnell in den Griff bekommen und seither laufen die Systeme stabil. Von Beginn an haben wir die Unsicherheiten und Ängste unserer MitarbeiterInnen sehr ernst genommen. Unsere Corona Task Force, bestehend aus Legal, Betriebsrat, Finanzen, PR, HR und Geschäftsführung informiert zwei Mal wöchentlich alle MitarbeiterInnen. Es zeigt sich auch, dass unsere Führungskräfte ihre vorhandenen Führungsqualitäten voll entfalten, denn sie kümmern sich intensiv um die MitarbeiterInnen und stellen durch den intensiven und offenen Austausch mit den Teams und in Einzelgesprächen sicher, dass es allen gut geht und unsere Arbeitsabläufe bestens funktionieren.

LEADERSNET: Haben Sie schon lange Intranet im Einsatz?

Sonja Spindler: Unser Intranet hat sich schon lange vor der Krise als Kommunikationsplattform etabliert. Über diesen Kanal erhalten die MitarbeiterInnen laufend aktuelle Informationen. Dazu gehören Bewegungstipps vom Gesundheitsteam und Infos zur kostenfreien, virtuellen arbeitspsychologischen Betreuung. Aber auch allgemeine Ratschläge zur Arbeit im Home Office inklusive Vorschlägen für abwechslungsreiche Aktivitäten für Kinder oder auch Inputs zur virtuellen Führung bieten wir dort an. Das Feedback der MitarbeiterInnen ist durchweg positiv. Wir freuen uns, dass die MitarbeiterInnen sich gut aufgehoben fühlen, bereit sind, ihren Beitrag zu leisten und das Beste aus der Situation zu machen. Hier sind wir sehr dankbar, dass viele KollegInnen schon vorher agile Arbeitsweisen gelebt haben, die nun von großem Vorteil sind – und wir sehen mit Freude, wie rasch sich andere darin vermehrt einfinden.

LEADERSNET: In welchen Bereichen lässt sich das virtuelle Arbeiten nicht vollständig umsetzen?

Sonja Spindler: Wir haben gelernt, dass sich tatsächlich fast alles digital sehr gut umsetzen lässt. Aus HR Sicht sehe ich, dass erste Interviews mit BewerberInnen machbar sind, wir beim Onboarding aber auf jeden Fall die persönliche Interaktion bevorzugen und für sinnvoller halten. Trainings lassen sich zum größten Teil und themenabhängig auch online durchführen, aber auch hier haben wir schon vor Corona zumindestens eine Mischform aus Präsenz und E-learning bevorzugt. Dass Teambuildings sich nicht online durchführen lassen, muss ja nicht extra gesagt sein. Auch MitarbeiterInnen-Events haben wir in den Herbst verschoben. So auch unser beliebtes Get-together bei dem wir zwei Mal jährlich in wechselnden externen Locations alle Mitarbeiter über aktuelle Unternehmensentwicklungen informieren. Bis dahin stellen wir allerdings im Intranet alle Informationen zur Verfügung. Es ist uns aber bewusst, dass dies keinen vollwertigen Ersatz darstellt.

LEADERSNET: Erhalten Sie auch Feedback?

Sonja Spindler: Die Erfahrungen, die wir nun sammeln haben viele neue und positive Aspekte in der Zusammenarbeit gezeigt. Die Kooperation innerhalb der Abteilungen und abteilungsübergreifend funktioniert auch digital sehr gut und ist äußerst effizient. Natürlich erhalten wir unisono das Feedback, dass die KollegInnen die persönliche Interaktion und daraus entstehende humorvolle Momente sowie das live-Feiern unserer Erfolge vermissen und sich auch auf die Rückkehr ins Büro freuen. Was Letzteres betrifft heißt es natürlich aktuell noch – Gesundheit und Sicherheit gehen vor. Jedenfalls sehen wir uns als LexisNexis Team gut für die Zukunft und weitere unvorhergesehene Krisen gerüstet.

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