Doch Achtung: Ein Firmenhandy ist nicht dasselbe wie ein privates Smartphone. So gibt es einige Dinge bei der Nutzung zu beachten, damit das Geschäftshandy nicht doch noch ein Sicherheitsrisiko für das Unternehmen darstellt.
Wann macht ein Firmenhandy Sinn?
Vor allem für die im Außendienst arbeitenden Angestellten waren Firmenhandys schon seit Ihrem Bestehen elementar. Für Mitarbeitende vor Ort ist die Sinnhaftigkeit dieser Anschaffung natürlich zu hinterfragen. Oft wird für Führungskräfte das Diensthandy dann interessant, wenn dafür auf die geforderte Gehaltserhöhung verzichtet wird.
Grundsätzlich gilt: Ist das Handy lediglich für den Ursprungszweck des Telefonierens gedacht, muss das Gerät gar nicht erst aufwendig eingerichtet werden und es kann auf komplizierte Verknüpfungen mit unternehmenseigenen IT-Systemen und Softwareanwendungen getrost verzichtet werden.
Als Arbeitgeber erleichtert es das Leben also ungemein, wenn im Falle der Anschaffung von Firmenhandys nur das darauf installiert wird, was auch wirklich nötig ist. Handelt es sich um zukünftige Handys von Außendienstmitarbeitenden oder Führungskräften, muss jedoch gegebenenfalls der Zugang zu gewissen Systemen gewährt werden.
Wie werden die Handys versteuert?
In der Regel bleibt das Smartphone für die Mitarbeitenden dann steuerfrei, wenn Sie ihm dieses als Führungskraft zur Verfügung stellen und auch bereit sind, die monatlich anfallenden Kosten zu tragen.
Selbst wenn das Diensthandy privat genutzt werden sollte, springen hier für den Gesetzgeber keine steuerlichen Vorteile heraus. Allerdings ist in diesem Fall die Bedingung, dass der Arbeitnehmer nicht der wirtschaftlich gesehene Eigentümer des Smartphones. Das bedeutet gleichzeitig, dass, sollte das Handy kaputt oder verloren gehen, das Unternehmen dafür aufkommen muss.
Sicherheit
Besonders bei Firmenhandys kann es besonders wichtig sein, sensible Unternehmensdaten vor den Einsichten Dritter zu schützen.
E-Mails mitsamt Anhängen, Dokumente, Apps, Tabellen, Anmeldedaten oder auch bloße Kalendereinträge können nämlich Geschäftsgeheimnisse sein. Um das Diensthandy gut zu sichern, empfehlen sich daher die gleichen strengen Sicherheitsrichtlinien, denen auch Laptops und Co. unterliegen. Zudem sollte darauf geachtet werden, dass an aktuelle Gesetze und Vorschriften gedacht und diese eingehalten werden.
Authentifizierung
Ganz elementar beim Thema Sicherheit ist die Authentifizierung des Eigentümers. Biometrische Daten sind der neue Schlüssel: Moderne Smartphones bieten heutzutage nämlich die Option, das Handy durch FaceID, Iris-Scan oder einem Fingerabdruck-Sensor zu entsperren. Es ist also empfehlenswert, die Mitarbeiter zu diesen Maßnahmen bei der Nutzung des Diensthandys zu verpflichten.
Sollte das Telefon mal seinen Besitzer wechseln müssen, kann man beispielsweise vorsorgen, indem eine zweite Person wie beispielsweise der Vorgesetzte selbst freigeschaltet ist. So kann auch er beim Gesichtsscanner und Co. das Gerät entsperren.
Verschlüsselung
In Sachen Sicherheit ist auch die Verschlüsselung, wenn Sie ihm dieses als Führungskraft zur Verfügung stellen und auch bereit sind, die monatlich anfallenden Kosten zu tragen.
Selbst wenn das Diensthandy privat genutzt werden sollte, springen hier für den Gesetzgeber keine steuerlichen Vorteile heraus. Allerdings ist in diesem Fall die Bedingung, dass der Arbeitnehmer nicht der wirtschaftlich gesehene Eigentümer des Smartphones. Das bedeutet gleichzeitig, dass, sollte das Handy kaputt oder verloren gehen, das Unternehmen dafür aufkommen muss.
Speicherisolation
Hierdurch werden ordentliche Trennungen von Daten gewährleistet. Das ist vor allem dann wichtig, wenn Mitarbeitende die Firmenhandys auch privat nutzen Einige etablierte Systeme wie das von Android, Enterprise oder Protection bieten darüber hinaus die Möglichkeit, Daten nicht bloß zu isolieren, sondern sie komplett separat verwalten und verschlüsseln zu können.
So lässt sich Arbeit und Alltag einfach und sicher voneinander trennen.
Remote Wipe
Sollte es doch einmal dazu kommen, dass das Firmenhandy verloren geht oder es jemand klaut, lässt sich mit der praktischen Funktion des Remotes der gesamte Datenspeicher des Firmenhandys von überall umgehend löschen.
Eine weitere Möglichkeit ist, durch eine vorherige Konfigurierung alle Daten nach einer gewissen Anzahl an fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen zu eliminieren.
Manche Geräte lassen sich sogar lokalisieren, wodurch die Chance besteht, es wiederzufinden oder den Dieb zu erwischen.
>
