Welche Bereiche haben für die Finanzen eines Betriebes eine Bedeutung?
Zu Beginn sollten sich Unternehmer bewusst machen, welche Teilebereiche eine wichtige Bedeutung für die Finanzen ihres Betriebes haben. Dabei sind neben weiteren relevant:
- Steuern,
- Versicherungen,
- Geldanlagen
- und Bankgeschäfte.
Steuern
Ein wichtiger Posten im Bereich der Finanzen eines jeden Betriebes, der von Unternehmern umfangreich berücksichtigt werden sollte, sind die Steuern. Je nach Firma und Rechtsform können in diesem Zusammenhang verschiedene Ausgaben anfallen (dazu später mehr).
Die Kosten müssen in der Kalkulation der Preise für die Dienstleistungen oder Produkte eingeplant werden. Dabei kommt es in vielen Fällen auf kleinste Details an. Wird dieser Schritt übergangen, droht ab einem gewissen Punkt das sprichwörtliche böse Erwachen.
Das gilt zum einen hinsichtlich der Finanzen des Betriebes, zum anderen für potenzielle Probleme mit den Steuerbehörden. Dementsprechend sollten sich Unternehmer von Beginn an umfangreich informieren und im besten Fall außerdem bereits bei der Planung des Betriebsstarts einen Steuerberater hinzuziehen.
Versicherungen
Nicht minder wichtig sind die Versicherungen des Betriebes. Unter anderem spielen in diesem Zusammenhang Absicherungen gegen Haftungsfälle verschiedener Art sowie gegen Schäden am Firmengebäude durch Einbruch, Feuer oder Naturkatastrophen wie Überschwemmungen eine Rolle.
Die Bedeutung dieses Aspektes gilt gleich aus mehreren Blickwinkeln. So müssen die Ausgaben für die entsprechenden Absicherungen in den Kalkulationen berücksichtigt werden. Des Weiteren hat bereits der Abschluss der Versicherungen eine zentrale Bedeutung für das Unternehmen.
So kann in einer Ausnahmesituation viel Geld gespart werden, zum Beispiel dann, wenn ein Haftungsfall oder ein Schaden am Firmengebäude aufgrund eines Feuers vom Versicherer übernommen wird. Besteht hierfür keinerlei Versicherung, ist das Risiko groß, dass eine solche Situation ein großes Loch in die Firmenkasse reißt, das in einigen Fällen sogar die Existenz bedrohen kann.
Bankgeschäfte, Kredite, Geldanlagen
Ebenfalls wichtig für die Finanzen eines Unternehmens sind die Bankgeschäfte. So muss darauf geachtet werden, dass das Firmenkonto für die anstehenden Ausgaben ausreichend gedeckt ist.
Mit einem Blick auf die Kredite spielen vor allem die Konditionen eine wichtige Rolle. Bringt das Darlehen dem Betrieb einen wirklichen Mehrwert und können die Zinsen über einen langfristigen Zeitraum bezahlt werden? Diese Fragen müssen sich Unternehmer immer stellen, bevor sie einen Kredit aufnehmen.
Anlagen können ebenfalls eine Bedeutung haben. Wenn ein Betrieb wirtschaftliche Mittel in Aktien oder Fonds anlegt, kann sich das Geld vermehren. Allerdings muss im Rahmen der Finanzplanung überlegt werden, ob und für welchen Zeitraum auf die Gelder verzichtet werden kann – und ob ein Verlust für den Betrieb hinnehmbar wäre.
Ein gutes Finanzmanagement ist essenziell
Damit der Betrieb keine finanziellen Probleme oder Engpässe hinnehmen muss und sinnvoll wirtschaften kann, spielt das Finanzmanagement eine wichtige Rolle. In diesem Zusammenhang gibt es die verschiedensten Bereiche, die eine Berücksichtigung finden müssen. Dazu gehören:
- das operative Finanzmanagement,
- das strategische Finanzmanagement,
- die Liquiditätssicherung,
- die Überwachung der Einnahmen und Ausgaben,
- die Buchhaltung,
- die Rechnungsstellung
- sowie das Risikomanagement.
Operatives und strategisches Finanzmanagement: Die Unterschiede
Zunächst gilt es, zwischen dem operativen und strategischen Finanzmanagement zu unterscheiden. Beide Begriffe beinhalten Maßnahmen zur Liquiditätssicherung, allerdings auf verschiedenen Ebenen.
Für das Alltagsgeschäft spielt vor allem das operative Finanzmanagement eine Rolle. Hierbei geht es darum, dass der Betrieb liquide bleibt und die zum jeweiligen Zeitpunkt laufenden Ausgaben gedeckt werden können.
Das strategische Finanzmanagement wiederum hat deutlich zukunftsorientiertere Inhalte. Im Kern beschäftigt es sich mit der langfristigen Sicherung der Finanzen des Betriebes. Dabei spielen verschiedene Pläne eine Rolle, die dazu beitragen können, dass das Unternehmen in den nächsten Jahren und Jahrzehnten zahlungsfähig bleibt und im besten Falle darüber hinaus seinen Wert steigert.
Kurzfristige Liquiditätssicherung
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Dementsprechend ist auch beim Thema der Liquiditätssicherung zwischen kurzfristigen und langfristigen Maßnahmen klar zu unterscheiden. Erstere bezieht sich auf einen Zeitraum von maximal 12 Monaten ab der Planung.
Zunächst sollten dabei verschiedene mögliche Entwicklungen der Liquidität des Betriebes, die in dieser Phase auftreten können, bedacht werden. Hierbei ist es wichtig, unerwartete Faktoren wie eine sinkende Nachfrage oder Lieferengpässe zu berücksichtigen.
Verschiedene Entwicklungen der letzten Jahre wie die Corona-Pandemie und der Ukraine-Krieg haben gezeigt, wie schnell es zu solchen Umständen kommen kann. Daher sind eine Vorbereitung und Überlegungen zu möglichen Reaktionen eines Betriebes hierauf unabdingbar, um eine fortlaufende Liquidität ohne Unterbrechungen sicherzustellen.
Des Weiteren werden in diesem Rahmen verschiedene Kreditangebote verglichen. Der Betrieb plant, wann der beste Zeitpunkt innerhalb des nächsten Jahres ist, um ein solches Darlehen aufzunehmen. So kann kurzfristig – und auch langfristig – Geld gespart werden.
Das Mahnwesen des Betriebes kann ebenfalls eine Rolle spielen. Je konsequenter es umgesetzt wird, desto unwahrscheinlicher sind Durststrecken durch längere Zahlungsverzögerungen. Dadurch lässt sich die Wahrscheinlichkeit einer hohen Liquidität steigern.
Zusätzlich können Sparmaßnahmen zur kurzfristigen Liquiditätssicherung beitragen. So lässt sich unter anderem das Lager mit einer sinnvollen und effizienten Planung deutlich verkleinern, wodurch Mietkosten wegfallen.
Langfristige Liquiditätssicherung
Neben diesen Aktivitäten gibt es verschiedene Maßnahmen, die zur langfristigen Liquiditätssicherung gehören. Oftmals sind die aus diesen Planungen resultierenden Veränderungen deutlich tiefgreifender für den Betrieb. Bei der langfristigen Liquiditätsplanung wird der Fokus auf einen Zeitraum gelegt, der länger als 12 Monate ist und mehrere Jahre betragen kann.
Zu den entsprechenden Maßnahmen gehört unter anderem der Bereich der Prozessoptimierung. Mit einer effizienteren Gestaltung der Arbeitsabläufe lassen sich langfristig die Kosten für verschiedene Posten, seien es Material oder Personal, reduzieren. In diesem Zusammenhang sind außerdem relevant:
- die Digitalisierung
- sowie die Automatisierung.
Erstere ist eines der aktuell wichtigsten Themen in der Wirtschaft. Die zunehmende Nutzung von digitalen Anwendungen kann in den verschiedensten Bereichen des Unternehmens Einzug halten.
Dazu gehört unter anderem die Verwaltung des Betriebes. So lassen sich weitere Kosten einsparen. Die Automatisierung wiederum findet vor allem bei der Produktion von Waren Anwendung und kann ebenfalls zu einer Minimierung der Ausgaben beitragen.
Gleichzeitig bietet die langfristige Planung der Liquiditätssicherung weitere Vorteile. Je mehr ein Unternehmen in Richtung Zukunft denkt, desto dauerhafter können die Verträge sein, die es eingeht.
Das ist zum Beispiel für die Beziehungen mit Zulieferern der Fall. Auf der genannten Basis können sicherlich oftmals deutlich bessere Konditionen ausgehandelt werden, was dem Betrieb einen größeren finanziellen Spielraum gibt und somit gleichzeitig einen Mehrwert für die Liquiditätssicherung hat.
Überwachung der Einnahmen und Ausgaben
Im Zusammenhang mit der Finanzplanung eines Betriebes ist es unabdingbar, stetig die Einnahmen und Ausgaben, die dem Unternehmen zufließen bzw. abfließen, im Blick zu haben und zu überwachen.
So kann eine Basis für potenzielle Mahnungen geschaffen werden. Außerdem spielt dieses Vorgehen hinsichtlich der Buchhaltung eine wichtige Rolle (zu Letzterer gleich mehr). Durch die Überwachung fallen Fehler schneller auf und können korrigiert werden, zum Beispiel wenn ein Zulieferer zu viel abgebucht hat. So wird das Risiko, durch vermeidbare Finanzabflüsse in der Handlungsfähigkeit eingeschränkt zu sein, deutlich minimiert.
Dabei ist gerade in der modernen Welt der Blick auf Details wichtig. Viele Unternehmen betreiben heutzutage Online-Shops, in denen die Kunden mit verschiedenen Zahlungsmethoden bezahlen können.
Dazu gehört neben Kreditkarten und der SEPA-Lastschrift unter anderem PayPal. Zu dem Bezahldienst finden sich im Netz eine Reihe von wissenswerten Infos, die für Verbraucher wie für Unternehmen relevant sind. Dazu zählt neben dem Zahlungsablauf ein Blick auf die Gebühren.
PayPal und ähnliche Bezahldienste haben für die Überwachung der Finanzen des Betriebes allein schon deshalb eine Bedeutung, weil sie für den genauen Stand der Einnahmen und Ausgaben gesondert betrachtet und berücksichtigt werden müssen.
Die Eingänge sind über das Bezahlsystem direkt verfügbar, beeinflussen also die zum jeweiligen Zeitpunkt aktuelle wirtschaftliche Gesamtsituation des Unternehmens. Dementsprechend sollte der Stand der Eingänge in diesen Bezahldiensten bei einer regelmäßigen Kontrolle nicht vergessen werden.
Buchhaltung
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Der stetige Überblick ist zum einen wichtig, um immer genau zu wissen, wie der aktuelle Finanzstand des Unternehmens ist und entsprechend planen zu können. Darüber hinaus spielt er für die Buchhaltung bzw. Buchführung eine zentrale Rolle.
Grundsätzlich wird unter Buchhaltung die Erfassung aller Geschäftsentwicklungen in einem Unternehmen verstanden. Diese Erfassung bezieht sich immer auf einen gewissen Zeitraum. Wichtig ist, dass die Buchführung chronologisch und systematisch vorgenommen wird.
Relevanz hat sie aus gleich mehreren Blickwinkeln. Zum einen bietet sie Aufschluss über die Liquidität. Des Weiteren ist die Buchführung die Basis für den Jahresabschluss, also dementsprechend unerlässlich für die Bearbeitung aller steuerlichen Fragen durch einen Steuerberater oder einen internen Experten.
In eine korrekte und vollumfängliche Buchhaltung fließen verschiedene Faktoren mit ein. Zunächst sind dabei die Einnahmen, also die Umsätze des Betriebes, relevant. Auf der anderen Seite wiederum stehen die Ausgaben, die sich in mehrere Posten aufgliedern.
Als Erstes sind die Materialaufwendungen zu berücksichtigen. Hinzu kommen die Ausgaben für Werbung und Marketing. Auch die Kosten für die Firmenräumlichkeiten sind bei vielen Unternehmen ein zentraler Teil der Ausgabenseite, gleiches gilt für die Löhne. Zusätzlich müssen Details wie die Rückzahlung von Krediten sowie Abschreibungen aufgenommen werden.
Empfehlenswert ist die Buchhaltung für nahezu jedes Unternehmen. Allerdings gibt es gewisse Voraussetzungen, unter denen ein Betrieb zur Buchführung, genauer zur doppelten Buchhaltung, verpflichtet ist. Dabei spielen die Rechtsform und die Umsätze eine Rolle.
In jedem Fall gegeben ist diese Pflicht bei allen Kapitalgesellschaften, also AGs und GmbHs. Bei anderen Rechtsformen wie dem Einzelunternehmer, der OHG oder der KG kommt es darauf an, wie hoch die Umsätze des Betriebes sind.
Wer in zwei Jahren, die aufeinander folgen, Umsätze erwirtschaftet, die höher als 700.000 Euro sind, ist zur doppelten Buchführung verpflichtet. Gleiches gilt für Unternehmen, die in einem Jahr mehr als 1.000.000 Euro Umsatz machen. In diesem Fall muss ab dem Jahr danach die doppelte Buchhaltung angewendet werden.
Rechnungsstellung
Im Zusammenhang mit dem Finanzwesen des Unternehmens spielt außerdem die Rechnungsstellung eine wichtige Rolle. Das gilt gleich aus mehreren Gründen. Zum einen sind die Dokumente eine wichtige Basis für die Erstellung der Buchführung und für die Steuern.
Des Weiteren ist die Korrektheit der Rechnungen für den laufenden Betrieb wichtig. Sind die Dokumente fehlerhaft oder unvollständig und wird dies von einem Kunden bemerkt, kann es durch die notwendige Korrektur zu Verzögerungen beim entsprechenden Zahlungseingang kommen.
Zunächst muss die Rechnung den Namen und die Anschrift des liefernden Betriebes sowie des Kunden enthalten. Des Weiteren ist es unabdingbar, im Rechnungsdokument die Art und Stückzahl der Produkte, den hierfür zu zahlenden Preis sowie die hierauf anfallende Summe an Steuern (hinsichtlich der Umsatzsteuer) aufzuführen.
Darüber hinaus sind zwei Datumsangaben relevant – der Tag der Rechnungsausstellung sowie der Tag bzw. der Zeitraum der Lieferung. Neben der fortlaufenden Steuernummer müssen die Umsatzsteuer-ID des Betriebes sowie bei Beträgen über 10.000 Euro die entsprechende Nummer des Kunden angegeben werden.
Zusätzlich sind verschiedene Details zu beachten. So muss bei bestimmten Warengruppen die Differenzbesteuerung angegeben werden. Wichtig ist außerdem, bei Geschäften mit Kunden aus anderen Ländern, bei denen der Betrag in einer anderen Währung vereinbart wird, die Summe zusätzlich in Euro auf der Rechnung zu platzieren. Relevant kann dies unter anderem bei Verkäufen in die Schweiz sein, wo der Franken gültig ist.
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Risikomanagement
Um finanzielle Probleme zu vermeiden, spielt für Unternehmen außerdem das Risikomanagement eine Rolle. Dieser Teil der strategischen Unternehmensführung ist vor allem dazu da, um potenzielle Schäden vom Unternehmen abzuwenden.
Hinsichtlich der Finanzen kann es gewisse Investitionen oder Partnerschaften betreffen. Im Kern umfasst das Risikomanagement vier aufeinanderfolgende Schritte, die Stück für Stück abgearbeitet werden können. Viele dieser Maßnahmen stehen in einem direkten Zusammenhang mit der bereits behandelten Liquiditätssicherung.
Am Anfang steht die Identifikation eines Risikos. Im nächsten Schritt werden die Risiken bewertet. In welchem Umfang können sie Einfluss auf das Unternehmen haben und zu einem Schaden führen?
Daraufhin wird eine Strategie zum Umgang erarbeitet. Dabei gibt es die Möglichkeiten, das Risiko zu akzeptieren, es zu reduzieren oder zu versuchen, es zu vermeiden bzw. zu umgehen. Schlussendlich muss das identifizierte Risiko stetig überwacht werden, um entsprechend reagieren zu können.
Finanzen im Unternehmen: Das Thema Steuern
Im Zusammenhang mit den Finanzen eines Unternehmens spielt wie bereits angeklungen das Thema Streuern eine wichtige Rolle. Dabei sind unter anderem wichtig:
- die Steuern, die das Unternehmen zu zahlen hat,
- die Kleinunternehmerregelung,
- die Lohnsteuern
- sowie die Bedeutung eines Steuerberaters.
Welche Steuern müssen Unternehmen zahlen?
Firmen müssen verschiedene Steuern zahlen. Dazu gehört zunächst die Körperschaftssteuer, die alle GmbHs, AGs und Limiteds in Österreich betrifft. Sie hat einen Satz von 25 Prozent, der sich nicht verändert, wenn ein Betrieb höhere oder niedrigere Umsätze macht.
Des Weiteren hat die Umsatzsteuer eine Bedeutung. Diese muss von Betrieben gezahlt werden, die eine gewisse Grenze bei den Umsätzen überschreiten (dazu gleich mehr). Im Normalfall beträgt sie 20 Prozent, in ermäßigter Form kann sie auch nur in einer Höhe von 10 oder 13 Prozent abgeführt werden.
Hinzu kommt die Gesellschaftssteuer. Diese Art der Abgabe betrifft das Kapital, das erstmalig in Unternehmen eingebracht wird. Sie beträgt allerdings nur ein Prozent, ist also vergleichsweise gering.
Kleinunternehmerregelung
Wie bereits angeklungen gibt es eine Ausnahmeregelung, die die Umsatzsteuer betrifft. Unternehmen, die unter einer gewissen Umsatzgrenze liegen, sind von dieser Abgabe befreit. Dieser Wert liegt bei 35.000 Euro, er wurde im Jahr 2020 von 30.000 Euro angehoben.
Die Vorschrift ist auch als Kleinunternehmerregelung bekannt. Ähnliche Optionen für Unternehmen mit geringen Einkünften gibt es auch im Nachbarland Deutschland. Hier ist die entsprechende Grenze allerdings niedriger – seit dem Januar 2020 beträgt sie 22.000 Euro.
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Lohnsteuer für Unternehmen
Im Zusammenhang mit der Lohnsteuer haben Unternehmen ebenfalls Pflichten. So werden die entsprechenden Abgaben der Arbeitnehmer vom Betrieb einbehalten und direkt an das Finanzamt abgeführt.
Des Weiteren gibt es eine Steuer, die im Zusammenhang mit den Löhnen anfällt bzw. sich an der entsprechenden Höhe der vom jeweiligen Betrieb gezahlten Gehälter orientiert. Die sogenannte Kommunalsteuer beträgt drei Prozent. Seit dem Jahr 1994 ersetzt sie die damals abgeschaffte Gewerbesteuer.
Bedeutung eines Steuerberaters
Um hinsichtlich der Steuern keine Probleme zu bekommen und vielleicht hier und da sogar ein wenig sparen zu können, sollte jedes Unternehmen vom Betriebsbeginn an einen kompetenten Steuerberater haben.
Dabei gibt es in diesem Geschäftsbereich verschiedene Faktoren, die für Seriosität und gute Leistungen sprechen. Zunächst sollte der erste Eindruck stimmen und eine gewisse zwischenmenschliche Basis bestehen. So können die steuerlichen Fragen rund um den Betrieb deutlich leichter erörtert werden.
Des Weiteren sollte der Steuerberater sich nach Wunsch umfassend in die Prozesse des Betriebes einbringen und entsprechend beraten. So kann er zum Beispiel Vorschläge machen, wie sich die Buchhaltung verbessern lässt.
Gleichzeitig lohnt sich ein Blick darauf, mit welcher Software der Berater arbeitet. Je moderner die Programme sind, desto umfangreicher kann der Betrieb profitieren. Schlussendlich spielt eine hohe Transparenz hinsichtlich der Kosten, die für die Beratungsleistungen anfallen, eine Rolle.
Fazit
Für das sinnvolle und zielführende Management der Finanzen eines Betriebes sind verschiedene Faktoren und Kriterien zu berücksichtigen. Zunächst spielen kurzfristige und langfristige Maßnahmen zur Liquiditätssicherung eine Rolle. In diesem Zusammenhang hat außerdem das Riskmanagement eine zentrale Bedeutung. Darüber hinaus sollten zentrale Details hinsichtlich der Buchhaltung und Rechnungsstellung berücksichtigt werden. Um juristische Probleme zu umgehen und möglichst umfangreich einzusparen, sollte jedes Unternehmen sich umfassend mit dem Thema Steuern beschäftigen und einen Experten engagieren, der in diesem Feld beratend tätig ist.
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