Die Vorteile eines virtuellen Datenraumes

| 08.09.2021

Deshalb möchten immer weniger Unternehmen auf virtuelle Datenräume verzichten. Die Verteilung und Archivierung sensibler Dokumente stellt Unternehmen stets vor Herausforderungen. So können virtuelle Datenräume diese Problematik erfolgreich beheben.




In den letzten Jahren wurden analoge Datenräume Stück für Stück von virtuellen Datenräumen abgelöst – vor allem im Bereich der Wirtschaft. Virtuelle Datenräume ermöglichen das Archivieren und Aufrufen von digitalen Dateien. So erleichtern sie Unternehmen das Umsetzen ihrer zunehmend digitalisierten Prozesse. Sie werden dadurch unverzichtbar für immer mehr Nutzer.

Was ist eigentlich ein virtueller Datenraum?

Früher wurden Dokumente meist in Papierform in einem analogen Datenraum hinterlegt. Benötigte man Zugriff zu Dokumenten, musste man entweder vor Ort sein oder die betreffenden Dokumente von jemandem anfordern, der vor Ort war. Virtuelle Datenräume hingegen ähneln einer Cloud-Lösung. Sie ermöglichen das Hinterlegen digitaler Dateien im digitalen Raum – so kann sich jeder, der dazu berechtigt ist, Zugriff auf virtuellem Wege verschaffen.

Worauf achten bei der Auswahl des Anbieters?
 
Da der Markt stark am Wachsen ist, gibt es viele verschiedene Anbieter, die Datenräume für Unternehmenstransaktionen oder anderen Bedarf bereitstellen. Doch bei der Suche nach dem perfekten Datenraum-Anbieter gibt es, einiges zu beachten.

Da es sich häufig um sensible und anderweitig schützenswerte Dateien handelt, sollte ein maximales Maß an Sicherheit herrschen. Es empfiehlt sich daher, zu überprüfen, ob der potentielle Anbieter die Anforderungen der Zertifizierung DIN ISO/IEC 27001 erfüllt. Diese gilt als Maßstab für höchste Informationssicherheit.

Unternehmen aus der freien Wirtschaft oder Finanzbranche sollten außerdem darauf achten, dass der jeweilige Datenraum kompatibel mit anderen verwendeten Plattformen ist. Dies ermöglichen zwar sehr viele Anbieter, dennoch sollte man stets hinterfragen: Entstehen an den Schnittstellen Sicherheitslücken? Ist es zwingend erforderlich, dass der virtuelle Datenraum mit E-Mail-Plattformen verbunden ist? Diese weisen häufig Sicherheitsdefizite ab – die Integration birgt deshalb Risiken.

Da es sich bei virtuellen Datenräumen um eine zukunftsträchtige Technologie handelt, sollten Unternehmen bei der Wahl des Anbieters außerdem Weitblick an den Tag legen. Es lohnt sich deshalb, Tools auszuwählen, die innovativ sind und in Zukunft auch in anderen geschäftlichen Bereichen hilfreich werden könnten.

Wo werden virtuelle Datenräume häufig eingesetzt?
 
Die Anwendungsgebiete von virtuellen Datenräumen sind vielseitig. Es sind vor allem größere Unternehmen sowie Betriebe aus der Finanzbranche, die sich aufgrund sensibler Daten und Transaktionen mit dem Thema auseinandersetzen. Die nachfolgenden Abschnitte bieten eine Übersicht über die häufigsten Anwendungen von virtuellen Datenräumen.
 
Dokumentation bei Immobilien
 
Bei Immobilienprojekten müssen zu jedem Zeitpunkt der Planungs-, Bau- und Verkaufsphase unterschiedliche Akteure Zugang zu einer Vielzahl an Dokumenten haben. Baupläne, statische Berechnungen, Investitionspläne oder andere Dokumente sollten deshalb so archiviert werden, dass sie sicher und gleichzeitig gut zugänglich sind. Aus diesem Grund sind virtuelle Datenräume bei Real Estate Projekten besonders beliebt.
 
Kommunikation im Vorstand
 
Der Vorstand großer Unternehmen wird heute immer ortsunabhängiger gestaltet – die Vorstände sitzen also nicht immer im selben Gebäude. Virtuelle Datenraumlösungen ermöglichen das Speichern und Aufrufen von vertraulichen Dokumenten auch dann, wenn sich die Zugangsberechtigten nicht am selben Ort befinden.
 
Mergers & Acquisitions
 
Wird ein Unternehmen verkauft oder übernommen, muss eine Vielzahl an vertraulichen Dokumenten geprüft, ausgefüllt oder ausgetauscht werden – für beide Parteien sowie für Anwälte und Notare ein Drahtseilakt. Virtuelle Datenräume mit unterschiedlichen Zugangsberechtigungen für die einzelnen Mitglieder des Datenraumes stellen dabei eine gute Lösung dar. So ist es möglich, Dokumente mit unterschiedlichen Vertraulichkeitsstufen sicher und flexibel zu archivieren und abzurufen.
 
Die Vorteile eines virtuellen Datenraumes
 
Ein virtueller Datenraum vereinfacht das Speichern, Austauschen und Abrufen digitaler Dokumente in diesem innovativen Zeitalter. Er erhöht die Ortsunabhängigkeit der zugangsberechtigten Parteien und sorgt so für ein hohes Maß an Flexibilität – das spart Zeit und erhöht damit auch die Wertschöpfung
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Doch der größte Vorteil der digitalen Datenräume liegt vermutlich in dem hohen Sicherheitsstandard, welchen gute Anbieter Unternehmen bieten können. Vertrauliche Dokumente und sensible Daten sowie Transaktionen können auf diese Art schnell und sicher verwaltet werden, so dass möglichst keine Sicherheitslücken entstehen.

Auf diese Weise lassen sich Unternehmensprozesse außerdem individuell gestaltet. Unterschiedliche Zugangsberechtigungen und Sicherheitsfreigaben ermöglichen eine optimale Verteilung aller relevanten Dokumente. Diese Möglichkeit macht virtuelle Datenräume auch zum Mittel der Wahl bei Finanzierungsrunden in innovativen Startups der Finanzbranche oder in der freien Wirtschaft. Unternehmen wissen die Vorteile der Datenraumlösungen zu schätzen, denn sie passt sich den immer weiter digitalisierten Unternehmensabläufen perfekt an und bietet so Raum für Entwicklung.



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