Achtung vor Fallstricken

Wann Weihnachtsgeschenke zur Steuerfalle werden

Alle Jahre wieder stellt sich für Unternehmen die Frage, wie Weihnachtsfeiern und Geschenke gestaltet werden können, ohne steuerliche Fallstricke auszulösen. Motivation und Betriebsklima profitieren zwar von Zuwendungen, doch erfordert die Abgabenfreiheit klare Rahmenbedingungen. Die arbeitsrechtliche Perspektive erläutern die Vorlagenportal-Expert:innen Birgit Kronberger und Rainer Kraft.

Sachgeschenke

Sachzuwendungen an Mitarbeiter:innen bleiben im Rahmen einer Betriebsveranstaltung bis zu 186 Euro pro Person und Jahr lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. In Betracht kommen etwa Gutscheine, Wein, Geschenkkörbe, Bücher, Parfums oder Vignetten. Auch Goldmünzen wie der "Philharmoniker" gelten – sofern der Materialwert im Vordergrund steht – als begünstigte Sachgeschenke. "Die Abgabenfreiheit gilt nur für Zuwendungen an alle Mitarbeitenden oder definierte Gruppen", betonen Kronberger und Kraft. Bargeld oder bar einlösbare Gutscheine würden vom Fiskus nicht akzeptiert; individuell gewährte Belohnungen seien als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu bewerten. Eine förmliche Feier sei nicht zwingend erforderlich, die kollektive Übergabe genüge.

Teilnahmekosten

Von den Sachgeschenken zu trennen, seien die Teilnahmekosten an Betriebsveranstaltungen, etwa für Essen, Getränke, Hotel oder Skipass. Diese bleiben bis zu 365 Euro pro Jahr und Person abgabenfrei. Bereits im Jahresverlauf gewährte Vorteile – etwa bei Betriebsausflügen – sind anzurechnen, eine Übertragung ins Folgejahr ist ausgeschlossen. Für mögliche Prüfungen der Finanzverwaltung empfehlen Kronberger und Kraft, Teilnehmerlisten sowie sonstige Unterlagen aufzubewahren.

Gestaltung und Umfang der Feier stehen im Ermessen des Unternehmens: Festliches Dinner, Cocktailveranstaltung, Schifffahrt oder Skiwochenende sind zulässig. Teilnahme müsse jedoch freiwillig und allen offenstehen; bei Verpflichtung könne der "offizielle Teil" als Arbeitszeit gelten.

Kein Anspruch

Ein genereller Anspruch auf Geschenke besteht, so die Expert:innen, arbeitsrechtlich nicht. Allerdings könne aus regelmäßigen, gleichartigen Zuwendungen eine Betriebsübung entstehen, die Mitarbeitenden künftig einen Rechtsanspruch verschafft. Zur Vermeidung solcher Ansprüche raten Kronberger und Kraft, Geschenke zu variieren oder einen klaren Freiwilligkeitsvorbehalt zu kommunizieren, etwa bereits in der Einladung.

Wer diese Grundsätze berücksichtigt und die Freibeträge einhält, könne unbeschwert feiern – ohne unerwartete steuerliche oder arbeitsrechtliche Folgen.

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