Viele Unternehmen verbinden mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz die Hoffnung auf eine nachhaltige Steigerung der Effizienz. Der IT-Dienstleister iteratec zeigt anhand eines konkreten Anwendungsfalls, dass dieses Potenzial bereits heute realisiert werden kann. Mit MAIA, dem Multi-Agent-Invoicing-Assistant, hat das Unternehmen ein Agentic-AI-System entwickelt, das den gesamten Prozess der Rechnungserstellung, von der Erstellung bis zum Versand, eigenständig koordiniert. Mehrere spezialisierte KI-Agenten arbeiten dabei zusammen und übernehmen komplexe Abläufe, die bisher manuell abgewickelt wurden.
Komplexe Anforderungen als Ausgangspunkt
Ausgangspunkt für die Entwicklung von MAIA war ein interner Prozess, der aufgrund individueller Kundenanforderungen als schwer automatisierbar galt. Unterschiedliche Vorgaben, Layouts und Sonderregeln machten die Rechnungslegung zeitintensiv und stark wissensabhängig. "Da wir viele Kund:innen betreuen, arbeiten wir bei der Rechnungslegung auch mit speziellen Vorgaben, Layouts und Sonderregeln, was die Fakturierung per se zeitaufwendig macht. Im Prozess entsteht viel implizites Wissen, das in den Köpfen der Mitarbeiter:innen steckt", sagt Tessa Pfattheicher, Director AI Transformation bei iteratec. Gerade diese Komplexität habe den Ausschlag gegeben, moderne KI-Ansätze gezielt einzusetzen.
Menschliche Kontrolle bleibt zentral
Ziel des Projekts ist es, den Arbeitsaufwand zu reduzieren und die zuständigen Mitarbeiter:innen zu entlasten. Gleichzeitig wurde früh klar, dass der Mensch weiterhin eine zentrale Rolle spielen muss. Generative KI kann mit unvollständigen oder mehrdeutigen Informationen umgehen, doch bei der Rechnungsstellung ist Präzision entscheidend. "Ganz grundsätzlich müssen wir künftig, wenn wir mit generativer KI arbeiten, in unseren Softwaresystemen mit immer mehr Unschärfe und Ambiguität umgehen können", erklärt Pfattheicher.
Um diesem Spannungsfeld gerecht zu werden, setzt iteratec bei MAIA auf den Ansatz "Human in the loop". Jede Rechnung wird vor dem Versand von Mitarbeiter:innen geprüft. Ergänzend dazu kommt klassische Automatisierung zum Einsatz, um Fehlinterpretationen bereits vorab zu vermeiden. "Generative KI ist mächtig, aber kein Allheilmittel. Klassische Automatisierung, die auf deterministischer Logik basiert, wird dort eingesetzt, wo sie am besten arbeitet. Wo Kontext, Interpretation und Anpassungsfähigkeit gefragt sind, übernimmt die KI", so Pfattheicher.
Messbare Effizienzgewinne im Arbeitsalltag
Bestimmte Aufgaben wie die kundenspezifische Formatierung oder die Zusammenführung von Rechnungsdaten auf Basis historischer Vorlagen werden bereits vollständig automatisiert erledigt. In anderen Prozessschritten bleibt die menschliche Entscheidung bewusst integriert. Seit der Einführung der ersten Version von MAIA konnte iteratec laut eigenen Angaben den Arbeitsaufwand in der Rechnungsstellung um 30 Prozent reduzieren. Die gewonnenen Kapazitäten ermöglichen es den Team-Mitgliedern, sich verstärkt mit Projektanalysen und Prozessoptimierungen zu beschäftigen, so iteratec.
Datenschutz als Grundvoraussetzung
Da Rechnungsdaten personenbezogene und unternehmenssensible Informationen enthalten, spielt Datenschutz bei MAIA eine zentrale Rolle. iteratec setzt hierfür auf iteraGPT, einen eigenen LLM-Proxy. Dieser soll sicherstellen, dass ausschließlich KI-Modelle genutzt werden, die in der europäischen Azure-Cloud gehostet sind und vertraglich zusichern, keine realen Eingabedaten für Trainingszwecke zu verwenden. Auf diese Weise soll das Unternehmen die volle Kontrolle über sensible Daten behalten und Datenschutz von Beginn an als integralen Bestandteil des Projekts mitdenken.
KI als Teil einer langfristigen Transformation
Für iteratec ist MAIA kein isoliertes Projekt, sondern ein erster Schritt in Richtung einer umfassenderen Transformation. "Für uns bei iteratec stellen MAIA und die Learnings daraus nur den ersten Schritt einer vollumfänglichen Transformation dar. Das aus der automatisierten Rechnungserstellung erhaltene Wissen soll dabei helfen, diese Transformation in anderen Geschäftsbereichen fortzuführen", sagt Michael Maier, Director Austria bei iteratec. Die zentrale Erkenntnis aus dem Projekt fasst er klar zusammen: "Ja, das ist möglich – aber nur, wenn der Mensch Teil der Gleichung bleibt."
www.iteratec.com
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