Speziell dann, wenn die Einkäufe dezentral erfolgen und Abteilungen unterschiedlich hohe Budgets zur Verfügung stehen, gestaltet sich nicht nur das Bezahlen selbst sondern auch die transparente Nachverfolgung der Ausgaben schwierig, zeigt man sich beim FinTech Pliant überzeugt.
Digitale Firmenkreditkarten
Das Unternehmen sei sich dieser Hausforderung bewusst und erleichtere das Shopping mittels virtueller Firmenkreditkarten, die an beliebig viele Mitarbeiter:innen ausgegeben und deren Limits je nach Bedarf flexibel angepasst werden können.
Auch bei Businessgeschenken gelte: je persönlicher, desto besser. "Der Trend geht klar in die Richtung, nicht an einer zentralen Stelle tonnenweise Geschenke von der Stange zu bestellen, sondern es Teamleiter:innen zu überlassen, was sie – in einem klar definierten budgetären Rahmen - als besonders zielführend erachten", erklärt Malte Rau, CEO und Co-Gründer des FinTechs Pliant (LEADERSNET berichtete).
So würden etwa die Vertriebsleiter sämtlicher Standorte eines Unternehmens das Pouvoir bekommen, ihren Top-Kund:innen besonders wertvolle Geschenke zu machen. Auch verschiedenen Sales-Teams eine bestimmte Summe freizugeben und sie selbst darüber entscheiden zu lassen, wie sie die Mittel am besten einsetzen wollen, sei gängige Praxis. Oft werden die Waren online bestellt und bezahlt und dann wahlweise direkt an die Kunden geliefert, oder persönlich übergeben.
Virtuelle Lösung für Bezahlhürde
Je mehr Personen in die Auswahl und den Erwerb der Geschenke involviert seien, desto häufiger würden Unternehmen bei der Bestellung und Bezahlung an logistische Grenzen stoßen, so Rau. "Sehr oft müssen beim Online-Shopping Kreditkartendaten angegeben werden. Gibt es lediglich eine Firmenkreditkarte und muss der Chef immer wieder kontaktiert werden, um die mobile TAN in Erfahrung zu bringen, kann das allen Beteiligten schnell Zeit und Nerven kosten", gibt Rau zu bedenken. Zumal Entscheidungsträger:innen oft in Meetings sind und die benötigte Zahlenkombination nicht immer gleich weitergeben können. Das habe zur Folge, dass die Transaktion nicht erfolgreich abgeschlossen wird und der Bestellvorgang wiederholt werden muss.
Personalisierte virtuelle Firmenkreditkarten für beliebig viele Mitarbeiter:innen, wie sie Pliant anbietet, würden dieses Problem aus der Welt schaffen. "Unterschiedliche Limits können mittels App vergeben und je nach Bedarf verändert werden. So ist es beispielsweise möglich, einer bestimmten Personengruppe ausschließlich für das Projekt 'Weihnachtsgeschenke' ein höheres Limit zu gewähren und dieses nach Abschluss der Käufe sofort wieder zu reduzieren", so Rau.
Auch Belegerfassung macht Probleme
Doch nicht nur das Bezahlen selbst, sondern auch die Belegerfassung kann mitunter zum Problem werden. „Nicht selten muss die Buchhaltung sehr viel Zeit dafür aufwenden, Mitarbeitern nachzulaufen und zu eruieren, wer welche Zahlung getätigt hat“, weiß der Pliant-CEO. Deshalb ordnet das FinTech jede Zahlung direkt einem bestimmten Mitarbeiter zu, der notwendige Beleg ist über die App hochzuladen. Die Buchhaltung ist sofort im Bilde und muss nicht darauf warten, dass eine Zahlung Wochen später auf der Kreditkartenrechnung ausgewiesen und womöglich erstmals für sie sichtbar wird. Sind Mitarbeiter beim Hochladen von Belegen säumig, können sie automatisiert per Push-Nachricht daran erinnert werden, dass Belege für von ihnen getätigte Zahlungen noch zu erfassen sind.
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