Professional Services

Warum gute Software allein noch keine effizienten Dokumentenprozesse schafft

Zwischen dem Erstellen und dem Versenden eines Dokuments liegen in Unternehmen oft zahlreiche Arbeitsschritte. Daten werden aus verschiedenen Anwendungen zusammengetragen, kontrolliert, weitergegeben und für unterschiedliche Kanäle aufbereitet. Selbst wenn Rechnungen, Bescheide oder Verträge digital vorliegen, bleibt ihre Verarbeitung dadurch mitunter zeitaufwendig und fehleranfällig. Wer die Abläufe beschleunigen will, muss deshalb vor allem die Übergänge zwischen den einzelnen Systemen in den Blick nehmen.

Erst der Prozess, dann die Technik

Digitalisierungsprojekte setzen häufig bei einer konkreten Software an. Bleiben die bisherigen Arbeitsweisen dabei unverändert, werden allerdings auch Umwege und doppelte Tätigkeiten in das neue System übernommen. Am Beginn sollte daher die Frage stehen, wie Informationen tatsächlich durch das Unternehmen fließen: Woher stammen die Daten, wer bearbeitet sie und an welchen Stellen kommt es zu Verzögerungen?

Auf Basis dieser Bestandsaufnahme lassen sich Abläufe vereinheitlichen und automatisieren. Im Idealfall werden die benötigten Daten direkt übernommen, zu einem Dokument verarbeitet und abhängig vom jeweiligen Anwendungsfall elektronisch oder auf dem Postweg zugestellt. Dabei gilt es nicht nur, die vorhandene IT-Infrastruktur einzubinden, sondern auch Ausnahmen sowie Vorgaben zu Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Prozesssicherheit zu berücksichtigen.

Sogenannte Professional Services übernehmen dabei die Schnittstelle zwischen organisatorischer Planung und technischer Umsetzung. Sie unterstützen Unternehmen dabei, Schwachstellen zu identifizieren, geeignete Abläufe zu entwickeln und die gewählte Lösung in den laufenden Betrieb zu überführen. Nach der Einführung können die Prozesse weiter angepasst und optimiert werden. Besonders bei großen Dokumentenmengen lassen sich auf diese Weise manuelle Aufgaben verringern, Bearbeitungszeiten verkürzen und einzelne Vorgänge leichter nachverfolgen.

Vendo setzt auf durchgängige Abläufe

Zu den Anbietern, die Unternehmen bei solchen Projekten begleiten, zählt unter anderem Vendo. Das österreichische Unternehmen befasst sich mit der Automatisierung von dokumentenbasierten Geschäfts- und Kommunikationsprozessen und unterstützt seine Kund:innen bei der Analyse, Planung und technischen Realisierung.

Dabei wird nicht nur die Erstellung der Unterlagen berücksichtigt. Das Angebot umfasst laut Vendo auch deren Zustellung über digitale und physische Kanäle. Die jeweiligen Lösungen sollen an die bereits eingesetzten Systeme und die konkreten Anforderungen der Organisation angepasst werden.

Ob ein Digitalisierungsprojekt im Arbeitsalltag tatsächlich für Entlastung sorgt, entscheidet sich somit bereits vor der Implementierung. Klar definierte Abläufe und eine auf die bestehende Infrastruktur abgestimmte technische Lösung bilden die Grundlage dafür, dass Automatisierung nicht an den nächsten Systemgrenzen endet.

Mehr Informationen finden Sie hier.

www.vendo.at