Für viele heimische Unternehmen kommt gegen Ende des Jahres stets die Zeit, um sich mit Weihnachtsfeiern, Geschenken und Aufmerksamkeiten bei ihren Mitarbeiter:innen zu bedanken. Das soll die Motivation heben und zu einem guten Arbeitsklima beitragen. Damit die Weihnachtsfreude ungetrübt bleibt, ohne dass das Finanzamt "anklopft", um die Geschenke zu besteuern, sollten die Arbeitgeber:innen aber einige Details beachten.
Wichtige Fragen, die dabei zu klären sind, lauten: "Was kann man den Mitarbeiter:innen abgabenfrei schenken?", "Wie muss gefeiert werden?" und "Können Mitarbeiter:innen vom Unternehmen Geschenke einfordern?". Birgit Kronberger und Rainer Kraft vom Vorlagenportal kennen die Antworten.
Was Unternehmer abgabenfrei schenken können
Sachgeschenke an Mitarbeiter:innen, die im Rahmen einer Betriebsveranstaltung (z.B. Weihnachtsfeier) übergeben werden, sind bis zu einem Wert von 186 Euro pro Mitarbeiter:innen jährlich lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, so die Expert:innen. Als derartige Sachzuwendungen kommen beispielsweise Gutscheine, Weinflaschen, Geschenkkörbe, Bücher, Parfums und Autobahn-Vignetten in Frage. Als abgabenfreies Sachgeschenk zählen – bis zur Höhe des 186 Euro-Freibetrages – demnach auch Goldmünzen und -dukaten, bei denen der Goldwert im Vordergrund steht. Dies treffe etwa auf den in der Praxis sehr beliebten "Philharmoniker" zu.
Dabei müsse jedoch beachtet werden, dass die Abgabenfreiheit nur für Sachgeschenke gilt, die allen Mitarbeiter:innen oder bestimmten Mitarbeitergruppen gewährt werden. Nicht akzeptiert werden vom Fiskus laut Kronberger und Kraft hingegen Bargeldgeschenke oder Gutscheine, die in bar abgelöst werden können. Auch Geschenke, die als individuelle Belohnung für besondere Leistungen (z.B. Akquirierung eines neuen Kunden, Wahl zum:r Mitarbeiter:in des Monats) gewährt werden, seien keine abgabenfreien Zuwendungen, sondern als abgabepflichtiger Arbeitslohn zu werten.
Eine offizielle Weihnachtsfeier sei für eine Überreichung abgabenfreier Sachgeschenke aber nicht notwendig. Für die Abgabenfreiheit der Geschenke reiche es daher, wenn der "Veranstaltungszweck" bloß die Überreichung der Geschenke selbst ist.
Der Wert der Teilnahme an der Feier
Von den bei einer Betriebsfeier ausgehändigten Sachzuwendungen (jährlicher Freibetrag von 186 Euro pro Mitarbeiter:in) seien die Kosten für die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung, wie Essen und Trinken im Rahmen der Weihnachtsfeier, Kosten für Hotel und Skipass beim vorweihnachtlichen Schiwochenende etc., zu unterscheiden. Derartige Betriebsveranstaltungskosten sind bis zu einem Betrag von 365 Euro pro Mitarbeiter:in jährlich von den Lohnabgaben befreit, so die Expert:innen.
Hier sei zu beachten, dass sowohl der 186-Euro-Sachgeschenke-Freibetrag als auch der 365-Euro-Veranstaltungsteilnahme-Freibetrag pro Mitarbeiter:in für das gesamte Kalenderjahr gelten. Wurde also während des Jahres bereits eine andere Veranstaltung abgehalten (Sommerfest, Betriebsausflug, etc.), seien dabei erhaltene Vorteile auf die jährlichen Freibeträge anzurechnen. Ein allfälliger übersteigender Betrag stelle einen abgabepflichtigen Arbeitslohn dar, sodass grundsätzlich Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Ein Aufsparen bzw. Übertragen der Beträge in das nächste Jahr sei nicht möglich.
Tipp von Kronberger und Kraft: Für behördliche Kontrollen durch die Finanzverwaltung, besonders im Rahmen einer Lohnabgabenprüfung, sollten entsprechend dokumentierte Unterlagen aufbewahrt werden.
Wie die Feier genau aussieht
In welcher Form und in welchem Umfang beispielsweise eine betriebliche Weihnachtsfeier abgehalten wird, bleibt dem Unternehmen überlassen. Es müsse nicht unbedingt die übliche förmliche Veranstaltung im Unternehmen selbst oder ein mehrgängiges Menü im Restaurant sein. Auch eine Cocktailparty, eine gemeinsame Schiffsfahrt oder ein Betriebsausflug mit Nächtigung (beispielsweise ein betriebliches Schiwochenende) kämen in Betracht.
Die Teilnahme müsse den Expert:innen zufolge aber allen Mitarbeiter:innen offenstehen und auf freiwilliger Basis beruhen. Besteht Teilnahmepflicht, riskiere der:die Arbeitgeber:in, zumindest den "offiziellen" Teil der Veranstaltung als Arbeitszeit entlohnen zu müssen.
Haben Mitarbeiter einen Anspruch auf Geschenke?
Normalerweise gibt es keinen Anspruch auf Geschenke, da die Gewährung auf freiwilliger Basis erfolgt. Allerdings könne sich aus der wiederholten vorbehaltlosen Gewährung gleichartiger Geschenke eine arbeitsrechtliche Betriebsübung ergeben. Dies kann laut Rechtsprechung der Arbeitsgerichte dazu führen, dass die Mitarbeiter:innen tatsächlich einen Rechtsanspruch erwerben, erklären die Geschäftsführer:innen des Vorlagenportals.
Um dies zu vermeiden, sollten Unternehmer:innen die alljährlichen Geschenke entweder "variieren" (die Mitarbeiter:innen bekommen jedes Jahr etwas anderes) oder einen ausdrücklichen Vorbehalt der Freiwilligkeit und Unverbindlichkeit (ohne daraus ableitbare Ansprüche für die Zukunft) erklären. Ein derartiger Vorbehalt könnte beispielsweise vorab in einer per Mail versendeten Veranstaltungsankündigung erfolgen, heißt es abschließend.
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