LEADERSNET: Sehr geehrter Herr Kranister, sehr geehrter Herr Pichler, in vielen Chefetagen wird die IT nach wie vor primär als teurer Kostenblock wahrgenommen. Warum ist genau dieser Blickwinkel in der heutigen Zeit ein gefährlicher Trugschluss?
Matthias Kranister: Der größte Trugschluss ist die Annahme, dass eine günstige IT automatisch eine wirtschaftliche IT ist. Was im Budget als kleiner Posten erscheint, kostet an anderer Stelle: Mitarbeiter:innen warten auf langsame Systeme, Daten werden händisch übertragen, weil die Schnittstelle fehlt, und ein Ausfall legt den Betrieb einen halben Tag lahm. Diese Kosten stehen auf keiner Kostenstelle, aber sie sind real. Wer IT nur als Kostenblock sieht, spart an der falschen Stelle und zahlt am Ende mehr.
LEADERSNET: Wenn Unternehmen ihre laufenden IT-Kosten senken wollen, greifen sie oft vorschnell zum Rasenmäher. Warum führen pauschale Kürzungen meist ins Gegenteil und wie sieht stattdessen ein nachhaltiger Ansatz aus?
Erwin Pichler: Der Rasenmäher ist selten die beste IT-Lösung. Pauschale Kürzungen behandeln Symptome, nicht Ursachen. Wird der Wartungsvertrag gestrichen, läuft das System weiter – bis es nicht mehr läuft. Dann kostet die Notfallreparatur schnell mehr als drei Jahre Wartung. Wird der Dienstleister auf das Minimum heruntergehandelt, verschwindet genau die Zeit, in der er Probleme vermeidet, statt behebt.
Kranister: Ein nachhaltiger Ansatz beginnt mit einer Bestandsaufnahme: Welche Systeme gibt es, was kosten sie wirklich, wer nutzt sie? Dabei kommen fast immer Quick-Wins zum Vorschein – doppelte Lizenzen, Verträge für längst abgeschaltete Systeme, Dienste, die niemand mehr braucht. Diese Einsparungen tun niemandem weh und finanzieren oft schon den nächsten Schritt. Ziel ist nicht, möglichst viel zu streichen, sondern das Geld dorthin zu lenken, wo es Produktivität bringt.
LEADERSNET: Das klingt zunächst paradox: Man muss investieren, um laufende Kosten zu senken. Herr Kranister, wie erklären Sie einem CFO, dass ein gezieltes Innovationsprojekt kein Risiko, sondern der Schlüssel für geringere Fixkosten ist?
Kranister: Ein:e CFO investiert nicht in Technologie, sondern in Wirtschaftlichkeit. Deshalb rede ich mit einem:r CFO nicht über Server oder Cloud, sondern über einen Business Case: Was kostet der Status quo pro Jahr, was kostet die Veränderung, und ab wann rechnet sie sich? Als IT-Gesellschaft von Forvis Mazars, einem Prüfungs- und Beratungshaus, ist das für uns selbstverständlich – wir rechnen wie ein:e CFO, nicht wie ein:e Techniker:in.
Ein Beispiel: Bei einem mittelständischen Unternehmen mit rund 60 Mitarbeiter:innen haben wir mehrere historisch gewachsene Einzelsysteme auf eine gemeinsame Plattform zusammengeführt. Die Investition hatte sich innerhalb der ersten ein bis zwei Jahre amortisiert, die laufenden IT-Kosten lagen seither um rund 20 Prozent niedriger. Das ist kein Risiko, sondern eine Rendite mit kalkulierbarem Aufwand – und genau so stellen wir es dem:der CFO auch dar.
LEADERSNET: Herr Pichler, wo sehen Sie in der Praxis aktuell die größten Effizienzfresser und Altlasten in den IT-Infrastrukturen österreichischer Unternehmen?
Pichler: Der größte Effizienzfresser ist die historisch gewachsene IT-Landschaft. Über Jahre kommen Systeme dazu, aber es wird kaum etwas abgeschaltet. Das Ergebnis sehe ich fast bei jedem Erstgespräch: drei Werkzeuge für dieselbe Aufgabe, Daten, die händisch von einem System ins andere übertragen werden, und Server, auf denen seit Jahren niemand mehr nachgesehen hat, was dort eigentlich läuft.
Besonders teuer sind manuelle Abläufe, die längst automatisiert werden könnten: Rechnungsfreigaben per E-Mail-Kette, Excel-Listen als Datenbank-Ersatz, Berichte, die jeden Monat händisch zusammengebaut werden. Die Technologie dafür ist meist schon im Haus und bezahlt. Sie wird nur nicht genutzt. Genau dort liegt der größte Hebel – nicht im Kauf von etwas Neuem, sondern im konsequenten Einsatz dessen, was schon da ist.
LEADERSNET: Welche modernen Technologien – sei es Cloud, Prozessautomatisierung oder KI – bringen den schnellsten ROI und machen Unternehmen spürbar produktiver?
Kranister: Den schnellsten ROI bringt in den meisten Unternehmen nicht die neue Technologie, sondern die bereits bezahlte. Fast jedes Unternehmen hat heute Microsoft 365 im Haus und nutzt davon einen Bruchteil – Workflows, Automatisierungen, Dokumentenmanagement und KI-Assistenten sind oft schon in der Lizenz enthalten. Hier ist der Hebel am größten, weil die zusätzliche Investition gegen null geht.
Danach kommt die Prozessautomatisierung: Wiederkehrende Tätigkeiten, die heute Mitarbeiter:innen Stunden pro Woche kosten, laufen automatisch. KI entfaltet ihren Nutzen dort, wo Informationen schnell gefunden und Routinetexte erstellt werden müssen. Voraussetzung ist eine saubere Datenbasis und eine klare Vorstellung, welches Problem gelöst werden soll – ohne beides liefert auch die beste KI nur schnellere Fehler.
LEADERSNET: Ein großes Hindernis bei Innovationsprojekten ist oft die Angst vor monatelangen Großprojekten ohne raschen Nutzen. Wie gelingt die Umstellung auf eine kosteneffiziente Zukunfts-IT, ohne den laufenden Betrieb zu lähmen?
Kranister: Die Sorge vor dem monatelangen Großprojekt ist verständlich, aber sie beschreibt die IT von vor zehn Jahren. Heute modernisiert man schrittweise. Niemand investiert gerne lange und viel, ohne ein Ergebnis zu sehen – das gilt für uns genauso wie für unsere Kund:innen.
Pichler: Deshalb arbeiten wir in Paketen von wenigen Wochen, jedes mit einem messbaren Ergebnis. Zuerst kommen die Maßnahmen mit dem besten Verhältnis von Nutzen zu Aufwand und Risiko. Der laufende Betrieb läuft dabei weiter, die Umstellung passiert im Hintergrund und nicht an einem Big-Bang-Wochenende. Erste Ergebnisse sieht ein Unternehmen typischerweise nach wenigen Wochen und nicht erst nach Monaten oder gar Jahren.
LEADERSNET: Neben reinen Ersparnissen geht es um den Faktor Produktivität. Herr Kranister, welche Rolle spielt eine modernisierte IT-Landschaft heute für die Skalierbarkeit von Geschäftsmodellen und die Entlastung der Mitarbeiter:innen?
Kranister: Eine moderne IT entscheidet heute darüber, ob ein Unternehmen wachsen kann, ohne dass die Verwaltung im selben Tempo mitwächst. Wer zehn neue Mitarbeiter:innen aufnimmt und dafür eine zusätzliche Stelle in der Administration braucht, hat ein IT-Problem, kein Personalproblem.
Für die Mitarbeiter:innen selbst heißt das: weniger Zeit mit Suchen, Abtippen und Warten, mehr Zeit für die Arbeit, für die sie eingestellt wurden. Das ist am Ende auch eine Frage der Mitarbeiterbindung. Gute Leute bleiben nicht in Unternehmen, in denen sie täglich gegen die eigenen Systeme kämpfen.
LEADERSNET: Abschließend eine Frage zu einem konkreten Ratschlag: Was ist der erste Schritt, um die eigene IT vom Kostenfaktor zum echten Innovationstreiber zu transformieren?
Kranister: Der erste Schritt ist Transparenz: Welche Systeme gibt es, was kosten sie wirklich, wer nutzt sie, und wo entstehen täglich Reibungsverluste? Genau das liefert unser IT Innovation Check. In zwei bis drei Wochen analysieren wir im ersten Schritt Infrastruktur, Lizenzen, Verträge und die wichtigsten Prozesse. Am Ende liegt eine priorisierte Maßnahmenliste am Tisch: Was bringt wie viel, was kostet es, und in welcher Reihenfolge gehen wir es an.
Pichler: Der Check richtet sich in erster Linie an Unternehmen ab etwa 50 Mitarbeiter:innen, die ihre IT seit Jahren nicht mehr grundlegend hinterfragt haben. Erfahrungsgemäß finden wir dabei Einsparpotenziale von 10 bis 20 Prozent der laufenden IT-Kosten. Wer wissen will, wo das eigene Unternehmen steht, meldet sich einfach bei uns. Die ehrliche Analyse ist der Anfang – alles Weitere ergibt sich daraus.
www.forvismazars.com
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