Seit der Pandemie ringen Unternehmen mit der Frage, wie viel Büro sie eigentlich noch brauchen. Während Schlagzeilen über Rückholaktionen an den Schreibtisch die Debatte prägen, steigt mit den Mieten und Betriebskosten auch der Druck, Flächen wirtschaftlicher zu nutzen. Wie es um die tatsächliche Nutzung steht, haben die Wiener Unternehmen teamgnesda und Bertram ZT gemeinsam mit den Umfragepartnern pro m2 und neudoerfler für den "Office Report 2026/27" untersucht (siehe Infobox). Für die am 20. Oktober veröffentlichte sechste Ausgabe der Studie wurden die Büros von 164 Organisationen aus Österreich, Deutschland und der Schweiz analysiert, womit sie zu den umfangreichsten Erhebungen zu Arbeitswelten im deutschsprachigen Raum zählt.
Home-Office bleibt fixer Bestandteil des Arbeitsalltags
Bei 54 Prozent der Organisationen hat sich an der Anwesenheit in den vergangenen zwei Jahren nichts verändert. Im Schnitt arbeiten die Beschäftigten an 2,4 Tagen pro Woche mobil und damit sogar etwas öfter, als es die internen Regelungen mit 2,2 Tagen vorsehen. Ein generelles Verbot mobilen Arbeitens betrifft gerade einmal 0,1 Prozent der Beschäftigten. Unter den vier Prozent der Organisationen ohne Home-Office-Angebot finden sich ausschließlich kleine Unternehmen. Laut den Studienautor:innen ersparen sich die erfassten Beschäftigten dadurch rund 22 Millionen Pendelstunden im Jahr, zudem werden etwa 117.000 Tonnen CO₂ vermieden.
In den Büros selbst schlägt sich das in einer stark schwankenden Belegung nieder. Im Durchschnitt sind nur 62 Prozent der Arbeitsplätze besetzt. Während dienstags und mittwochs bis zu 78 Prozent der Plätze genutzt werden, sinkt die Belegung am schwächsten Tag, dem Freitag, auf 34 Prozent. Als wichtigsten Grund für den Weg ins Büro nennen 34 Prozent die Arbeit im Team, Karriere und Sichtbarkeit spielen mit 1,3 Prozent kaum eine Rolle. Mehr Kollaborations- und Projekträume stehen bei 32 Prozent der Organisationen oben auf der Wunschliste, zusätzliche Einzelarbeitsplätze nur bei fünf Prozent.
"Die totale Rückkehr ins Büro ist ein Mythos. Das Büro konkurriert heute mit dem Küchentisch, und es gewinnt nur dort, wo es mehr bietet: Begegnung, Austausch und echte Zusammenarbeit", so Oliver Bertram, Geschäftsführer von Bertram ZT.
Leerstand kostet Millionen und blockiert Wohnraum
Trotz der geringen Auslastung hat sich die Mietfläche pro Kopf seit Jahren kaum verändert, aktuell liegt sie bei 18,3 Quadratmetern. Wären die Büros auf die durchschnittliche Anwesenheit ausgelegt, könnten allein die teilnehmenden Organisationen rund 1,6 Millionen Quadratmeter oder 38 Prozent ihrer Mietfläche einsparen.
"Jeder dritte Schreibtisch steht leer, und allein die Teilnehmenden des Office Reports zahlen dafür rund eine halbe Milliarde Euro Miete im Jahr. Flächenreduktion ist kein Verlust von Raum, sondern ein Gewinn an Handlungsspielraum", erklärt Andreas Gnesda, Gründer und CEO von teamgnesda.
Deutlich vorsichtiger fällt die Selbsteinschätzung der Unternehmen aus. 79 Organisationen halten selbst 340.310 Quadratmeter für verzichtbar, was bei 25 Euro Nettokaltmiete rund 102 Millionen Euro im Jahr entspricht. Hochgerechnet auf den gesamten Markt beträgt das Einsparpotenzial 13,7 Millionen Quadratmeter in Österreich und 194 Millionen in Deutschland, zusammen etwa die Fläche von 29.000 Fußballfeldern. Umgelegt auf Wohnraum ergäbe das 2,77 Millionen Wohnungen für 4,2 Millionen Menschen. Der österreichische Anteil von rund 182.000 Wohnungen würde für 279.000 Menschen reichen, also etwa für die Einwohnerzahl von Graz.
Vorreiter kommen mit einem Drittel der Fläche aus
Wie weit Organisationen neue Arbeitsformen tatsächlich leben, erfasst der Report bereits zum zweiten Mal mit dem New Work Score. In den Wert fließen elf Faktoren ein, darunter Sharing-Modelle, die Nutzung von Home-Office, die Fläche pro Kopf und der Einsatz von KI. Im Schnitt kommen die teilnehmenden Organisationen auf 45 Prozent, die Werte reichen von fünf bis 90 Prozent. An der Spitze liegen Beratung und Dienstleistungen (55,4 %), IT und Telekommunikation (55,3 %) sowie die Energiebranche (55,1 %). Der öffentliche Sektor, traditionelle Finanzdienstleister und die Logistik bleiben dagegen unter 39 Prozent.
Besonders groß sind die Unterschiede beim Platzbedarf. Organisationen mit hohem Score benötigen im Schnitt 13,2 Quadratmeter pro Mitarbeiter:in, die effizientesten sogar weniger als zehn. Nachzügler brauchen hingegen 36,6 Quadratmeter. Wer beim Score vorne liegt, meldet außerdem öfter Produktivitätszuwächse, einen engeren Zusammenhalt im Team und einen stärkeren Einsatz von KI.
"New Work heißt nicht weniger Büro, sondern anderes Büro: eines, das Zusammenarbeit ermöglicht, statt leere Schreibtische zu verwalten. Die Vorreiter haben nicht wegrationalisiert, sondern umgeschichtet, von der Fläche für den:die Einzelne:n hin zu Räumen für das Miteinander", so Gnesda.
Welche Bedeutung dieser Hebel bekommt, zeigt der Blick auf 2027. Die Studienautor:innen rechnen damit, dass viele Unternehmen den Kostendruck erst dann voll zu spüren bekommen. Schon jetzt ist die Kostenreduktion mit 44,1 Prozent das wichtigste Motiv für einen Standortwechsel, eine reine Verkleinerung nennen nur 10,3 Prozent. Investitionen erwarten die Autor:innen künftig vor allem im Umbau bestehender Büros statt im Neubau, zudem dürfte sich Desk-Sharing als Standard durchsetzen.
www.teamgnesda.com
www.bertram-zt.com
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