Hybrider Ansatz im Fokus

Vendo baut Angebot für digitale Dokumentenzustellung aus

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen macht auch vor der Unternehmenskommunikation nicht halt. Immer mehr Unternehmen beschäftigen sich damit, wie Dokumente effizienter verarbeitet, versendet und archiviert werden können. Besonders bei Rechnungen, Mahnungen, Vertragsunterlagen und anderen geschäftskritischen Dokumenten stehen dabei Geschwindigkeit, Sicherheit und nachvollziehbare Abläufe im Mittelpunkt. 

Eine Möglichkeit zur Umsetzung bieten digitale und hybride Zustellmodelle. Vendo Kommunikation + Druck GmbH will eine Lösung liefern und kombiniert dabei elektronische und physische Versandwege, sodass Unternehmen abhängig von ihren Anforderungen unterschiedliche Zustellformen nutzen können. 

Zwischen digitaler Zustellung und klassischem Versand 

Während Dokumente traditionell häufig postalisch übermittelt wurden, verändern digitale Prozesse zunehmend die Art der Unternehmenskommunikation. Dabei geht es nicht ausschließlich um den Ersatz von Papier durch elektronische Formate, sondern auch um automatisierte Abläufe und eine bessere Steuerung von Versandprozessen. 

Vendo verfolgt nach eigenen Angaben einen hybriden Ansatz. Unternehmen können sich demnach entscheiden, ob Dokumente digital, physisch oder kombiniert zugestellt werden. Automatisierte Versandsteuerungen sollen dabei sicherstellen, dass jede Sendung über den passenden Zustellweg verarbeitet wird. 

Automatisierung als Bestandteil moderner Dokumentenprozesse 

Die unterschiedlichen Zustellmöglichkeiten kommen bei verschiedenen Geschäftsdokumenten zum Einsatz. Dazu zählen unter anderem Rechnungen, Mahnungen und Vertragsunterlagen. Nach Angaben des Unternehmens sollen digitale Prozesse dazu beitragen, Zeitaufwand und Kosten zu reduzieren und gleichzeitig eine schnelle Kommunikation mit Empfänger:innen zu ermöglichen. 

Welche Anforderungen Unternehmen dabei an digitale Dokumentenprozesse stellen, beschreibt Alexander Sigmund, Geschäftsfeldleiter Business Communication bei Vendo: "Digitale Dokumentenzustellung bedeutet weit mehr als den Versand per E-Mail. Es geht darum, Geschäftsprozesse intelligent zu automatisieren, Sicherheit zu erhöhen und den passenden Kommunikationskanal für jede Empfängerin und jeden Empfänger bereitzustellen."

Sicherheit und Nachvollziehbarkeit bei sensiblen Dokumenten

Mit der zunehmenden Digitalisierung gewinnt auch der Schutz vertraulicher Informationen an Bedeutung. Bei geschäftlichen Dokumenten müssen Verarbeitung, Archivierung und Zustellung nachvollziehbar bleiben. Vendo verweist in diesem Zusammenhang auf revisionssichere Archivierung, qualifizierte digitale Signaturen, DSGVO-konforme Verarbeitung sowie Zustellprotokolle. 

Neben Sicherheitsaspekten spielen auch wirtschaftliche Faktoren eine Rolle. Nach Angaben des Unternehmens können digitale Dokumentenprozesse dazu beitragen, Porto- und Prozesskosten zu reduzieren, Bearbeitungszeiten zu verkürzen und Mitarbeitende zu entlasten. Gleichzeitig könne der Papierverbrauch gesenkt werden.

Kombination aus Print und digitalen Lösungen

Trotz der zunehmenden Digitalisierung bleibt der physische Versand in vielen Bereichen weiterhin relevant. Vendo verbindet deshalb nach eigenen Angaben Printlösungen mit digitalen Kommunikationswegen. Ziel sei es, Unternehmen bei der Weiterentwicklung ihrer Kommunikationsabläufe zu unterstützen und Prozesse langfristig effizienter zu gestalten.

Weitere Informationen finden Sie hier, zu einem Beratungsgespräch geht es hier. 

www.vendo.at