Wo bekomme ich Weihnachtsgutscheine für alle Mitarbeitenden auf einmal?

Weihnachtsgutscheine für eine größere Belegschaft können Unternehmen gesammelt über Firmenkunden-Angebote von Gutschein- und Benefit-Anbietern bestellen.

Je nach Anbieter stehen physische Gutscheine, Karten oder digitale Lösungen zur Verfügung. Bei der Auswahl zählen vor allem ein einfacher Bestellprozess, passende Einlösemöglichkeiten und eine unkomplizierte Verteilung.

Das Wichtigste in Kürze:

• Pluxee, Edenred, Wunschgutschein und Givve bieten in Österreich Sammelbestellungen von Weihnachtsgutscheinen für Firmenkunden an.
• Sachzuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung bleiben bis 186 € jährlich steuerfrei, die Teilnahme an der Veranstaltung selbst bis 365 € jährlich.
• Eine Geldzahlung fällt nicht unter die Steuerbefreiung nach § 3 Abs. 1 Z 14 EStG, und der gewählte Anbieter ändert nichts an der steuerlichen Behandlung.

Wo bekomme ich Weihnachtsgutscheine für alle Mitarbeitenden auf einmal?

In Österreich bieten unter anderem Pluxee, Edenred, Wunschgutschein und Givve Gutscheinlösungen für Unternehmen an. Die Angebote unterscheiden sich etwa bei Gutscheinformaten, Einlösemöglichkeiten und Verwaltungsprozessen.

Wer unterschiedliche Wünsche in der Belegschaft berücksichtigen möchte, kann beispielsweise Geschenkgutscheine für Mitarbeitende zentral organisieren.

Der Vorteil einer Unternehmenslösung: Statt viele Einzelgeschenke zu beschaffen, lässt sich die Bestellung gesammelt abwickeln. Bei größeren Belegschaften lohnt es sich, Anbieter vor allem nach Bestellprozess, Verwaltung, Einlösemöglichkeiten und Verteilung zu vergleichen. Welche steuerlichen Grenzen dabei gelten, erläutern Expert:innen des Vorlagenportals in einem Leadersnet-Beitrag darüber, wann Weihnachtsgeschenke zur Steuerfalle werden.

Zusammenfassung: Wer vorab klärt, ob die Belegschaft eher Papiergutscheine, Karten oder digitale Lösungen nutzt, grenzt die passenden Anbieter schneller ein.

Worauf sollten Unternehmen bei einer Sammelbestellung achten?

Fünf Punkte sind besonders wichtig:

• Gutscheinformat: Soll das Geschenk als Papiergutschein, Karte oder digital zur Verfügung stehen?
• Einlösemöglichkeiten: Passen die verfügbaren Geschäfte und Angebote zu einer möglichst breiten Belegschaft?
• Bestellprozess: Lassen sich viele Gutscheine in einem Vorgang bestellen
• Verteilung: Werden die Gutscheine zentral ausgegeben oder ist eine digitale Lösung praktischer?
• Vorlaufzeit: Bei physischen oder personalisierten Lösungen sollte ausreichend Zeit für Bestellung und Verteilung eingeplant werden.

Beim Pluxee Gutschein-Webshop Österreich können Unternehmen beispielsweise Geschenk Karten für Mitarbeitende bestellen. Für Standardaufträge nennt der Anbieter eine Lieferfrist von rund sieben Werktagen. Ab einem Bestellvolumen von mehr als 50.000 Euro ist eine persönliche Abwicklung vorgesehen.

Zusammenfassung: Wer physische Gutscheine bei der Weihnachtsfeier übergeben möchte, plant die Lieferzeit des Anbieters und die interne Verteilung in den Zeitplan ein.

Welche Anbieter gibt es in Österreich?

Neben Pluxee sind unter anderem Edenred, Wunschgutschein und Givve mit Unternehmenslösungen am Markt vertreten.
Welcher Anbieter am besten passt, hängt von der jeweiligen Belegschaft und den Anforderungen des Unternehmens ab. Sinnvolle Vergleichskriterien sind:

• physische und digitale Gutscheinformate
• relevante Einlösemöglichkeiten
• Möglichkeiten für Sammelbestellungen
• Versand und Verteilung
• Verwaltungsaufwand

Bei größeren oder räumlich verteilten Belegschaften können digitale Verwaltungsprozesse zusätzlich hilfreich sein. Mit Pluxee Easy Load lassen sich beispielsweise bestehende HR-Systeme mit der Kartenverwaltung verbinden.

Zusammenfassung: Wer alle Angebote nach denselben Kriterien prüft, erkennt schneller, welche Lösung zum Verwaltungsaufwand und zur Struktur der eigenen Belegschaft passt.

Was gilt steuerlich für Weihnachtsgutscheine in Österreich?

Sachzuwendungen, die Arbeitnehmer bei einer Betriebsveranstaltung erhalten, können bis zu 186 Euro jährlich steuerfrei bleiben. Das Bundesministerium für Finanzen nennt Weihnachtsgeschenke, Geschenkbons und Goldmünzen als Beispiele. Für die Teilnahme an Betriebsveranstaltungen selbst gilt eine eigene steuerfreie Grenze von bis zu 365 Euro jährlich.

Die 186 Euro sind kein allgemeines steuerfreies Gutscheinbudget. Ob ein Weihnachtsgutschein steuerfrei bleibt, richtet sich nach den gesetzlichen Voraussetzungen und nicht nach dem gewählten Anbieter oder Bestellweg.
Auch die Möglichkeit einer Sammelbestellung sagt nichts über die steuerliche Behandlung aus. Ein Firmenkundenportal erleichtert die Organisation, begründet aber keine Steuerbefreiung.

Die Steuerbefreiung nach § 3 Abs. 1 Z 14 EStG betrifft Sachzuwendungen. Eine Geldzahlung fällt nicht unter diese konkrete Begünstigung.

Zusammenfassung: Vor der Bestellung sollte die Lohnverrechnung prüfen, ob der Gutschein anlässlich einer Betriebsveranstaltung übergeben wird und welche Sachzuwendungen im selben Jahr bereits angefallen sind.

Wie funktioniert eine Sammelbestellung?

Der genaue Ablauf unterscheidet sich je nach Anbieter. Grundsätzlich lässt er sich auf drei Schritte reduzieren:

1. Bedarf und Gutscheinwert festlegen

Zunächst wird geklärt, wie viele Mitarbeitende beschenkt werden sollen und welcher Gutscheinwert vorgesehen ist.
Soll die Zuwendung steuerlich begünstigt behandelt werden, sollten bereits bei der Planung die Voraussetzungen des § 3 Abs. 1 Z 14 EStG berücksichtigt werden.

2. Gutscheinformat und Anbieter wählen

Anschließend wird entschieden, ob ein Papiergutschein, eine Karte oder eine digitale Variante besser zur Belegschaft passt.
Neben einer einfachen Verwaltung sind vor allem die Einlösemöglichkeiten relevant: Je unterschiedlicher die Belegschaft ist, desto wichtiger ist eine Auswahl, die verschiedene Interessen berücksichtigt.

3. Gutscheine verteilen

Physische Gutscheine oder Karten benötigen ausreichend Vorlauf für Bestellung und Verteilung. Digitale Lösungen können insbesondere bei mehreren Standorten oder Mitarbeitenden im Homeoffice organisatorische Vorteile bieten.

Bei großen Belegschaften kann zusätzlich eine Anbindung an bestehende HR-Systeme interessant sein.

Zusammenfassung: Wer Anzahl, Format und Verteilweg vor der Bestellung festlegt, vermeidet Nachbestellungen und Engpässe kurz vor Weihnachten.

Häufige Fragen zu Weihnachtsgutscheinen

Kann man Weihnachtsgutscheine für alle Mitarbeitenden gesammelt bestellen?

Ja. Verschiedene Gutschein- und Benefit-Anbieter bieten Firmenkunden-Lösungen an, mit denen größere Bestellungen zentral abgewickelt werden können. Wichtig sind ein geeigneter Bestellprozess, passende Gutscheinformate und eine praktikable Verteilung.

Sind Weihnachtsgutscheine bis 186 Euro automatisch steuerfrei?

Nein. Entscheidend ist nicht allein der Wert des Gutscheins, sondern auch der Anlass: Die Grenze von 186 Euro gilt für Sachzuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung. Ob die Voraussetzungen im konkreten Fall erfüllt sind, hängt nicht vom gewählten Gutscheinanbieter ab.

Was passiert, wenn ein Gutschein mehr als 186 Euro wert ist?

Für entsprechend begünstigte Sachzuwendungen können bis zu 186 Euro jährlich steuerfrei bleiben. Wird dieser Betrag überschritten, sollte die konkrete lohnsteuerliche Behandlung geprüft werden.

Sind die 186 Euro für Geschenke und die 365 Euro für die Weihnachtsfeier dasselbe?

Nein. Die Beträge betreffen unterschiedliche Begünstigungen. Das Bundesministerium für Finanzen unterscheidet zwischen dem Vorteil aus der Teilnahme an Betriebsveranstaltungen von bis zu 365 Euro jährlich und den dabei erhaltenen Sachzuwendungen von bis zu 186 Euro jährlich. Die beiden Beträge sollten daher nicht als ein gemeinsames steuerfreies Budget dargestellt werden.

Fazit: Sammelbestellung spart Zeit, Steuerfreiheit ist separat zu prüfen

Wer Weihnachtsgutscheine für die ganze Belegschaft organisieren möchte, muss nicht jeden Gutschein einzeln beschaffen. Firmenkunden-Angebote ermöglichen es, größere Bestellungen zentral abzuwickeln.

Bei der Auswahl lohnt sich ein Vergleich von Pluxee, Edenred, Wunschgutschein, Givve und weiteren Anbietern hinsichtlich Bestellprozess, Gutscheinformat, Einlösemöglichkeiten und Verteilung.

Steuerlich ist davon unabhängig zu prüfen, ob die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind: Maßgeblich sind der Anlass der Übergabe und die Form der Zuwendung, nicht der Bestellweg.

Rechtliche Quellen

• Einkommensteuergesetz 1988, § 3 Abs. 1 Z 14, aktuelle konsolidierte Fassung im Rechtsinformationssystem des Bundes.
• Bundesministerium für Finanzen: Steuerfreie Leistungen des Arbeitgebers.
• Lohnsteuerrichtlinien 2002, BMF/Findok.